Para comenzar la sincronización, es necesario disponer de una cuenta en Mailchimp (Si no se dispone de una cuenta, puedes crearla de forma gratuita en la web mailchimp.com ). Hay que tener en cuenta, que el plan gratuito de Mailchimp, tan solo permite sincronizar una única lista de contactos o Audiencia. En este caso sincronizaremos la lista de clientes del CRM de net2rent.
La Audiencia en Mailchimp es el lugar donde se almacenan y gestionan todos los datos de los contactos. Como buena práctica, Mailchimp recomienda mantener un solo público principal y utilizar etiquetas y segmentos para organizar y dirigirse a los contactos, pero en nuestro caso necesitamos diferenciar las audiencias como listas independientes. Como hemos dicho, con la cuenta gratuita de Mailchimp, vamos a sincronizar la lista de clientes.
Crear audiencia «Clientes»
Para crear una nueva audiencia o público en tu cuenta de Mailchimp debemos ir a «Audience» y hacer click en Audience dashboard. Hacemos click en «Create Audience«.
En el panel de creación de la audiencia, añadiremos el nombre de la lista, en este caso «Clientes«. Seguidamente la dirección de envío por defecto desde la que se enviarán las comunicaciones, en este caso nosotros añadiremos, test@net2rent.com. A continuación añadiremos el nombre del remitente, en este caso, el nombre de nuestra agencia y los datos de contacto de la misma. También nos pedirá el texto legal que aparecerá al pie de los correos enviados.
Podemos activar la casilla «Enable double opt-in» para enviar un correo de confirmación de la suscripción cuando alguien se suscribe a tu lista de clientes. En este caso la dejaremos sin marcar para usar el opt-in único y añadir los contactos suscritos a tu público de inmediato.
Configurar datos a sincronizar
Una vez hayamos terminado haremos click en Save (Guardar), y ya estará creada la audiencia, que aparecerá vacía. Cuando completemos la sincronización en net2rent, los contactos de clientes aparecerán aquí. Ahora es necesario revisar el formato a la tabla de contactos para que net2rent sepa qué información ha de sincronizar por cada contacto. Para ello, en el menú «Settings» seleccionamos la opción «Audience fields and *|MERGE|* tags«. Nos vamos a asegurar de que nuestra tabla sólo contenga tres campos: Email, nombre y apellidos, y le asignaremos las variables EMAIL (que ya aparece asignada), FNAME para el nombre y LNAME para el apellido.
Si los deseáis añadir, net2rent también sincroniza otros campos como son COUNTRY (País), PROVINCE (Provincia), CITY (ciudad), HAS_PETS (tiene mascota) y CHECKIND (Fecha de cuando realizó la última reserva). Esto os permitirá segmentar en un futuro el público de vuestras campañas, pero con los tres campos anteriores, es suficiente. Una vez terminemos, haremos click en «Save Changes«.
Activar la sincronización en net2rent
Ahora, es necesario que en net2rent activemos la sincronización con Mailchimp. Para hacer la activación de este módulo es necesario que las agencias contacten con soporte de net2rent, y una vez activo, debemos dirigirnos a Configuración > Configurar Empresa, en la pestaña «Datos«, donde encontraremos un epígrafe «Mailchimp» que dispone de un interruptor para su activación, y lo situaremos en Sí.
Al activarlo, el sistema solicitará en primer lugar una clave API Key de Mailchimp, una clave o contraseña que permite una forma de comunicación entre diferentes aplicaciones; y que obtendremos de la plataforma de mailchimp.com. Para acceder a las API Keys en Mailchimp, es necesario hacer click sobre la foto de usuario y acceder al perfil de usuario (Manager) y hacer click en el menú Extras > API Keys. Desde este apartado podremos crear la nueva API Key haciendo click en el botón «Create a Key«. Una vez la tengamos, solo tenemos que copiar la clave e introducirla en el apartado de configuración de Mailchimp en net2rent. Haremos click en guardar. Seguidamente seleccionaremos la lista de Clientes de Mailchimp que hemos creado anteriormente.
Iniciar la resincronización con Mailchimp
Una vez obtenida la API Key de Mailchimp y configurado el apartado de Configuración > Configurar empresa > Pestaña Datos > Mailchimp con la API Key y las listas seleccionadas la audiencias de Clientes, podemos proceder a la sincronización. Una vez que hagamos click en Guardar, debemos iniciar la re-sincronización de contactos. Para ello hacemos click en el menú superior indicado por tres puntos verticales y hacemos click en la opción Resincronización con Mailchimp. En ese momento, net2rent sincronizará la información de forma automática con las listas seleccionadas de Mailchimp, y las mantendrá sincronizadas al añadir, modificar y/o eliminar contactos.
Si en Mailchimp, accedemos a la audiencia «Clientes» podremos ver como ya tiene contactos añadidos, y ya podremos crear nuestras campañas de comunicación con esta herramienta. Hay que recordar que si queréis añadir otras audiencias, como proveedores y propietarios, tendremos que contratar un plan de pago con Mailchimp. Hasta aquí esta guía rápida, más funcionalidades en un próximo video.
