Es crucial evaluar las necesidades de tu agencia
Antes de iniciar cualquier migración, es fundamental hacer una evaluación exhaustiva de las necesidades actuales y futuras de tu agencia. Debéis preguntaros qué funcionalidades son críticas para vuestra operatividad, qué limitaciones presenta vuestro software actual y, por último, qué beneficios esperais obtener de la nueva plataforma. Al entender bien vuestras necesidades, podréis seleccionar un software que no solo cubra vuestras expectativas, sino que también esté alineado con los planes de crecimiento de vuestro negocio.
En este sentido, net2rent ofrece una amplia gama de herramientas que han sido desarrolladas tras muchos años de estudio y análisis de los procesos internos de las agencias de alquiler vacacional; con una evaluación pormenorizada de todos los ciclos de vida de los diferentes aspectos que componen su operatividad: Gestión de propiedades, de reservas, gestión de contactos con clientes y proveedores, de facturación, de liquidaciones con propietarios; de operatividad diaria, de limpiezas, de integración con canales… y muchas otras herramientas que cubren por completo todo el espectro de operaciones que una agencia de alquiler vacacional debe llevar a cabo en su actividad para rentabilizar sus productos.
Seleccionar el software adecuado
Seleccionar el software correcto es una de las decisiones más importantes en el proceso de migración. Asegúrate de que el nuevo sistema tenga:
Capacidad de integración
Que sea compatible con otros sistemas y plataformas que ya utilizas (portales de reservas, sistemas de pago, etc.). En este sentido, en net2rent disponemos de más de 20 canales de reservas de primer nivel (como Booking.com, Airbnb, Holidu…) conectados y más de 60 canales adicionales bajo el formato iCal a vuestra disposición. Además permitimos la integración de medios de pago mediante tarjeta de crédito por Redsys, o pago a través de las plataformas PayPal y Paycomet. Disponemos de un sistema de integraciones con aplicaciones de terceros y de un ecosistema creciente de partners tecnológicos importantes que aumentan día a día estas aplicaciones disponibles; y que abarcan desde el revenue hasta el márketing o la venta de seguros. Se trata de un argumento muy bueno para que te decantes por nosotros. 😉
Escalabilidad
Tu nueva plataforma debe poder crecer contigo y soportar la expansión de tu cartera de propiedades. En net2rent disponemos de planes de suscripción adaptables al número de alojamientos de cada negocio, y a las funcionalidades que decidas utilizar, permitiendo a las agencias aumentar o reducir el pago de su suscripción en función de su demanda de necesidades, o del número de alojamientos que desee gestionar.
Soporte técnico
Un equipo de soporte confiable que esté disponible para asistirte durante y después del proceso de transición. La experiencia del equipo humano de net2rent y los inputs que nos llegan de nuestros clientes hacen que nuestro soporte técnico sea uno de los mejores valorados.
Importación de datos
Un aspecto crítico a la hora de migrar a un nuevo PMS es la importación de los datos de la agencia: propiedades, clientes, propietarios… al nuevo software. Desde net2rent siempre aconsejamos a las agencias el asegurarse de tener copias de seguridad completas y actualizadas de todos sus datos antes de iniciar la migración. Además, elegir el momento idóneo para la migración puede afectar notoriamente al impacto en la actividad de la agencia: siempre es lo más idóneo hacerlo durante una temporada baja o cuando el impacto sobre las reservas activas sea mínimo.
Casi todos los datos pueden ser migrados entre plataformas. Desde net2rent ayudamos a las agencias en la importación de los datos de su anterior software a través de formatos CSV y listados; aunque siempre es importante una posterior revisión de los mismos y un ejercicio de completado de los datos que no pueden ser importados como las imágenes y multimedia de las propiedades, que puede ser cargados en la aplicación a posteriori.
La migración por fases también es altamente recomendable para evitar problemas que puedan impactar en vuestras operaciones. Implementa primero funciones críticas como la gestión de reservas, pagos y comunicación con los clientes. Una vez que estas áreas esenciales estén funcionando sin problemas, procede con la migración de módulos secundarios.
Monitorización del proceso y capacitación del personal
Una vez completada la migración, el trabajo no termina. Monitorea de cerca el desempeño del nuevo software y mantén una comunicación abierta con tu nuevo proveedor para solucionar cualquier inconveniente. Escucha también los comentarios de tu equipo sobre posibles mejoras y ajustes en los flujos de trabajo. En net2rent tenemos una política de escucha activa de nuestros clientes, a la hora de evaluar añadir nuevas funcionalidades o adaptar las existentes para que vuestro trabajo sea más cómodo y eficiente.
Además, un nuevo software, por más intuitivo que sea, requiere que tu equipo esté capacitado para sacarle el máximo provecho. Una buena idea es programar sesiones de formación con el proveedor para que los empleados se familiaricen con las nuevas herramientas y procesos. Asegúrate de que haya suficiente soporte disponible durante las primeras semanas después de la migración.
El Centro de Formación de net2rent
En net2rent disponemos de nuestro “Centro de Formación” dónde nuestros formadores os estarán esperando para guiaros y formaros en todos aquellos módulos de net2rent que por un motivo u otro, requieran un mayor detalle de estudio o asesoramiento. Podéis agendar libremente con nosotros, sesiones de 20 minutos de alto aprovechamiento en la que nuestros técnicos podrán resolver todas las dudas que tengas y optimizar la configuración de tu agencia en net2rent.
Adicionalmente, en nuestro canal de YouTube tenemos publicadas más de 50 vídeos formativos en los que mostramos como realizar las funciones más importantes de nuestra plataforma; además de disponer de un sistema de ayuda integrado que permite su consulta en todo momento.
Pero lo más importante, es que en net2rent no estarás solo. Nuestro equipo humano estará a tu lado durante todo el proceso para resolver tus dudas y acompañarte para que la migración a nuestra plataforma no sea una fuente de estrés; y puedas optimizar tus operaciones y mejorar la experiencia tanto de tu equipo como de tus clientes.
