net2rent pone a disposición de las agencias, la posibilidad de generar de forma automática el documento de contrato entre la agencia y el propietario por la cesión de la gestión de los alojamientos turísticos. Este documento especificará, además de los datos de la empresa, el propietario y el inmueble; los precios acordados para cada periodo, los días reservados de uso para el propietario; y en el caso de que lo hayamos indicado, la cláusula de repercusión de descuentos.
Para acceder al listado de contratos, tenemos que ir al menú Administración > Más > Contratos. En esta sección encontraremos todos los contratos de la agencia. Para crear un contrato nuevo, hacemos click en el botón «nuevo» situado en la parte superior. Al abrirse la ventana de crear nuevo contrato encontraremos los diferentes campos a rellenar.
En primer lugar, seleccionaremos el alojamiento sobre el que estamos creando el nuevo contrato.
A continuación, indicaremos la fecha de alta o de creación del contrato. Por defecto, net2rent nos pondrá la fecha actual; y seguidamente, debemos indicar la fecha de inicio y la fecha de fin del periodo de cesión del inmueble. En este sentido es importante aclarar que en net2rent limitamos los contratos a un máximo de 4 años.
Seguidamente encontraremos el campo «Firmado«, que sirve para indicar que ya se ha firmado el contrato con el propietario; y a continuación no permitirá añadir un documento adjunto, que suele incorporarse una vez el documento del contrato esté firmado y escaneado.
Por debajo, encontraremos el campo «comentarios«, un campo libre para anotar cualquier aclaración que estimemos oportuna, que solo será visible para la agencia; y más abajo, el campo «Observaciones» un campo para poder crear anotaciones de forma libre con texto enriquecido, que se puede mostrar en el contrato configurando las plantillas del documento de contrato.
Una vez rellenados estos campos, hacemos click en «guardar«. En el listado de contratos aparecerá ya el nuevo contrato. Si accedemos a él haciendo click en el icono en formato de ojo situado a la izquierda podemos ver los datos del mismo en la pantalla de detalle del contrato.
Ahora, en el detalle del contrato, podremos ver que podemos indicar si es un contrato garantizado, lo que significa que el acuerdo con el propietario es de un importe garantizado, independiente del número de reservas realizadas. Si activamos esta opción, aparecerá un campo a su lado para indicar el importe pactado. En caso de no usar esta opción, net2rent mostrará los precios de propietario indicados en las temporadas.
Si hacemos click en el desplegable de la parte superior derecha de la visa detalle del contrato, y seleccionamos la plantilla «Contrato propietario inmueble«; y seguidamente hacemos click en el icono en forma de impresora, podremos generar un documento en formato PDF que será posible imprimir para que pueda ser firmado por ambas partes. También podremos enviar por email el documento como adjunto.
Una vez firmado por ambas partes, y escaneado, podremos adjuntarlo de nuevo usando el campo «documento adjunto contrato» que ya vimos antes, y después solo tenemos que hacer click en guardar.
Recordad que, desde el listado de contratos, en el menú Administración > Contratos podemos filtrar para buscar más fácilmente un contrato en concreto; seleccionando las opciones de filtro disponibles (tipo de contrato, agencia, el tipo de comercialización, etc.) y de esta manera localizar un contrato específico de entre todos los contratos de la agencia.
Por último, os recordamos que también es posible realizar la gestión de contratos, desde dentro de la vista detalle de un alojamiento, haciendo click en la pestaña «Contratos«.
Así de sencillo es trabajar con los contratos en net2rent. Más funcionalidades en nuestro próximo vídeo.
