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El PMS que crece contigo.
ℹ️ Net2Rent es un software de gestión (PMS) para agencias de alquiler vacacional, no una asesoría jurídica. Este artículo explica qué suele contener un contrato de gestión y por qué cada cláusula importa, pero no sustituye el criterio de un abogado. Antes de firmar con propietarios, revisa tu modelo con un profesional.
El contrato de gestión es el documento que sostiene tu negocio. No el que firmas con el huésped: el que firmas con el propietario. Define qué haces con su vivienda, cuánto cobras, quién paga qué y, sobre todo, qué pasa cuando algo sale mal.
Y sin embargo es el papel al que menos tiempo dedica la mayoría de agencias. Se hereda una plantilla de otro, se cambian los nombres y se firma. Hasta que llega el primer conflicto: un propietario que quiere recuperar su casa en agosto con reservas confirmadas, una reparación de 900 euros que nadie autorizó, o una liquidación que el propietario no entiende.
Esta guía repasa las figuras contractuales que puedes usar, las cláusulas que no pueden faltar y las cuatro que generan casi todos los problemas.
Modelo de contrato de gestión, listo para editar
Con las tres modalidades contractuales, los campos para rellenar, el umbral de reparación, la cláusula de reservas en curso y un anexo de inventario. En Word, gratis y sin trucos.
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Documento orientativo y editable. Antes de firmarlo con propietarios, encarga su revisión a un abogado.
EN ESTA GUÍA
1. Qué es y con qué no hay que confundirlo
El contrato de gestión de alquiler vacacional regula la relación entre la agencia y el propietario del inmueble. Establece qué servicios prestas, con qué alcance, durante cuánto tiempo, a cambio de qué y con qué responsabilidades para cada parte.
Es fácil confundirlo con otros dos documentos que también manejas a diario:
Contrato de gestión
Entre la agencia y el propietario. El que sostiene tu cartera. De esto va este artículo.
Contrato de alquiler
Entre quien alquila y el huésped. Regula la estancia concreta. Lo vemos en el modelo de contrato de alquiler vacacional.
Normas de la casa
Un anexo dirigido al huésped, no un contrato. Conviene que el propietario las conozca y las acepte.
La distinción no es académica: determina quién factura al huésped, quién responde ante la administración y cómo tributa cada euro que entra.
2. Las tres figuras contractuales
Esta es la decisión de fondo, y muchas agencias la toman sin saber que la están tomando. La figura que elijas cambia quién factura, quién asume el riesgo de ocupación y cuánto margen te queda.
| Mandato o comisión | Arrendamiento con subarriendo | Cesión de explotación | |
|---|---|---|---|
| Cómo funciona | Comercializas por cuenta del propietario y cobras una comisión | Alquilas el inmueble al propietario y lo subarriendas a huéspedes | El propietario cede la explotación turística y percibe una renta |
| Quién asume el riesgo | El propietario. Si no hay reservas, no hay ingresos para nadie | La agencia. Pagas la renta ocupes o no | Depende de si la renta es fija, variable o mixta |
| Margen para la agencia | Limitado a la comisión pactada | Todo lo que supere la renta | Variable según el reparto |
| Complejidad | La más habitual y la más sencilla | Requiere que el título permita subarrendar | Suele necesitar redacción a medida |
⚠️ La figura elegida tiene consecuencias fiscales y de responsabilidad muy distintas, y también condiciona quién debe figurar como titular ante la administración turística. No es una cuestión de redacción: es la que determina tu exposición. Consúltalo con un asesor antes de estandarizar tu modelo.
3. Las cláusulas que no pueden faltar
Independientemente de la figura, hay un cuerpo mínimo que todo contrato de gestión debería recoger:
Identificación e inmueble
Partes, dirección exacta, referencia catastral, número de licencia turística y capacidad máxima autorizada.
Objeto y alcance
Qué servicios prestas exactamente y cuáles no. Cuanto más concreto, menos discusiones después.
Duración y renovación
Fecha de inicio, plazo, si se renueva de forma automática y con cuánto preaviso se puede no renovar.
Exclusividad
Si el propietario puede comercializar por su cuenta o con otra agencia. Sin esto, acabas con calendarios cruzados.
Comisión y base de cálculo
El porcentaje y, más importante, sobre qué se aplica: importe bruto, neto de comisiones de portal, con o sin limpieza.
Liquidaciones
Periodicidad, plazo de pago, qué documentación acompaña y en qué plazo puede el propietario reclamar.
Reparto de gastos
Suministros, comunidad, limpieza, lavandería, mantenimiento y reparaciones. Con un importe a partir del cual necesitas autorización.
Política de precios
Quién decide las tarifas. Si el propietario impone un mínimo, déjalo por escrito con sus consecuencias en ocupación.
Uso propio del propietario
Cuántos días puede bloquear, con cuánta antelación y si hay temporadas vetadas.
Daños, fianzas y seguros
Quién cobra y devuelve la fianza, hasta dónde llega tu responsabilidad y qué seguro tiene contratado cada parte.
Protección de datos
Los datos de los huéspedes son datos personales. Conviene definir el papel de cada parte y qué se comunica a quién.
Resolución anticipada
Causas, preaviso, penalizaciones y qué ocurre con las reservas confirmadas. La cláusula más importante de todas.
4. Las cuatro cláusulas que generan más conflictos
Si solo puedes dedicar tiempo a cuatro, que sean estas.
Qué pasa con las reservas confirmadas si el contrato termina
Es el conflicto clásico y el que más caro sale. El propietario decide no renovar, o quiere vender la casa, y tú tienes reservas cerradas para dentro de ocho meses. ¿Se respetan? ¿Quién asume las cancelaciones y las penalizaciones de los portales? ¿Quién devuelve los anticipos?
La solución habitual es pactar que las reservas confirmadas antes de la comunicación de resolución se respetan hasta su ejecución, con la comisión intacta. Si el propietario las cancela, que asuma él las penalizaciones y las devoluciones. Escrito y con un ejemplo numérico si hace falta.
El umbral de reparación sin autorización
Un termo que revienta un sábado de agosto con huéspedes dentro no admite esperar a que el propietario conteste el WhatsApp. Fija un importe por debajo del cual puedes intervenir y facturarle sin consultar, y un procedimiento para lo que lo supere.
Sin ese umbral tienes dos malos finales: o pagas de tu bolsillo reparaciones que no te corresponden, o dejas al huésped sin agua caliente esperando una autorización.
Sobre qué importe se calcula tu comisión
Decir «un 20%» no significa nada por sí solo. ¿Sobre el precio que paga el huésped o sobre lo que llega después de la comisión de Booking? ¿La limpieza entra en la base o se factura aparte? ¿Y la tasa turística, los extras, el importe de la fianza?
Este es el punto que hace que un propietario mire la liquidación y sienta que le falta dinero. No porque falte, sino porque entendió otra cosa al firmar. Un ejemplo numérico dentro del propio contrato lo resuelve.
Los bloqueos de uso propio
Todo propietario quiere usar su casa, y es legítimo. El problema aparece cuando pide la primera semana de agosto con dos semanas de antelación. Pacta un número de días al año, un preaviso mínimo y, si tu mercado lo justifica, temporadas en las que no caben bloqueos o en las que se compensan.
5. Obligaciones normativas: quién responde de qué
Aquí conviene ser explícito, porque la administración no distingue entre acuerdos internos: tiene un titular y le reclama a él. El contrato debe dejar claro quién se encarga de cada obligación y quién asume las consecuencias si falla.
- Licencia turística y registro del inmueble. Normalmente va a nombre del propietario. Define quién la tramita, quién la mantiene vigente y qué pasa si caduca o se revoca.
- Registro de viajeros. Quién comunica los datos a la plataforma que corresponda según el territorio y en qué plazo. En la práctica lo hace la agencia, pero conviene que conste.
- Tasa turística. Quién la repercute al huésped, quién la declara y quién la ingresa.
- Facturación e impuestos. Quién emite la factura al huésped y con qué tipo, y cómo se documenta tu comisión.
- Seguros. Qué cobertura mantiene el propietario sobre el inmueble y qué responsabilidad civil tienes tú por la actividad.
Si gestionas en varias comunidades autónomas, cada una tiene su plataforma de registro de viajeros y sus plazos. Conviene que el contrato remita a la normativa aplicable en cada caso en lugar de citar un sistema concreto, porque cambian con frecuencia.
6. Errores frecuentes
Usar la misma plantilla para todos los propietarios
Un piso urbano que trabaja todo el año y una casa de costa con temporada de cuatro meses no admiten las mismas condiciones de exclusividad, bloqueos ni comisión. Ten un modelo base sólido y un anexo por propiedad con lo que cambia.
No inventariar el mobiliario y el equipamiento
Sin un anexo con inventario y fotos con fecha, cualquier discusión sobre daños es tu palabra contra la suya. Es media hora por propiedad que te ahorra conflictos durante años.
Dejar la exclusividad sin definir
Si el propietario mantiene su anuncio en Airbnb por su cuenta, tarde o temprano hay doble reserva. Y la reseña negativa y la penalización del portal caen sobre ti.
No poner plazo a las liquidaciones
Ni por tu parte ni por la suya. Necesitas un plazo para pagar y también un plazo tras el cual la liquidación se considera aceptada. Sin lo segundo, cualquier propietario puede reclamarte cuentas de hace dos años.
Firmar sin comprobar la licencia
Comercializar un alojamiento sin licencia vigente o con capacidad superior a la autorizada te expone a ti, no solo al propietario. Pide el número, verifícalo en el registro que corresponda y guarda copia.
Olvidar los estatutos de la comunidad
Hay comunidades de propietarios que han limitado o prohibido la actividad turística. Conviene que el propietario declare en el contrato que no existe tal limitación, y que asuma las consecuencias si la hay.
El contrato ordena la relación. El sistema la sostiene.
Liquidaciones automáticas con el desglose que el propietario entiende, portal de propietario para que consulte sus reservas, y registro de viajeros enviado en plazo. Calcula lo que costaría para tus unidades.
Descarga el modelo y adáptalo a tu agencia
Todas las cláusulas de esta guía, ya redactadas y con las opciones marcables. Añade tu logo, ajusta lo que necesites y llévalo a tu abogado para la revisión final.
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Documento orientativo y editable. Antes de firmarlo con propietarios, encarga su revisión a un abogado.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar un contrato de gestión?
La ley no exige que este acuerdo se formalice por escrito, pero hacerlo es lo razonable. Sin contrato firmado no tienes forma de acreditar qué se pactó sobre comisiones, exclusividad o reservas en curso, y cualquier discrepancia se convierte en tu palabra contra la suya.
¿Cuánto suele durar y con cuánto preaviso se rescinde?
Lo más habitual es una duración inicial de un año con prórroga automática. Hay agencias que trabajan mes a mes, normalmente a cambio de una comisión más alta, porque asumen más incertidumbre. Los preavisos de rescisión suelen moverse entre 30 y 90 días, y conviene que sean iguales para ambas partes.
¿Quién tiene que firmarlo?
El propietario del inmueble y la agencia. Si el propietario no puede firmar, puede hacerlo un representante con poder suficiente, y conviene que sus datos y su condición consten en el propio contrato. Si el inmueble tiene varios copropietarios, deberían firmar todos o designar a uno con autorización expresa del resto.
¿Es lo mismo un contrato de gestión que uno de alquiler vacacional?
No. El de gestión regula la relación entre la agencia y el propietario del inmueble. El de alquiler regula la estancia concreta de un huésped. Son documentos distintos, con partes distintas, y se firman en momentos distintos.
¿Qué comisión se suele pactar?
En el mercado español lo habitual se mueve entre el 15% y el 30%, según el nivel de servicio, la zona y el número de propiedades. Más importante que el porcentaje es dejar claro sobre qué base se calcula: importe bruto, neto de comisiones de portal, y si limpieza, extras o tasa turística entran o quedan fuera.
¿Qué pasa con las reservas ya confirmadas si el propietario rescinde?
Depende de lo que hayáis firmado, y por eso conviene preverlo. Lo habitual es pactar que las reservas confirmadas antes de la comunicación se respetan hasta su ejecución, manteniendo la comisión, y que quien las cancele asuma las penalizaciones y las devoluciones al huésped.
¿Puede el propietario seguir anunciando por su cuenta?
Solo si el contrato lo permite. Si pactas exclusividad, no. Si no pactas nada, sí, y ahí es donde aparecen las dobles reservas, porque su calendario no está sincronizado con el tuyo. Es una de las cláusulas que más conviene cerrar desde el principio.
¿Quién es responsable del registro de viajeros?
En la práctica lo gestiona la agencia, porque es quien tiene los datos del huésped y el sistema para enviarlos. Pero conviene que el contrato lo diga expresamente y aclare quién asume las consecuencias de un incumplimiento, porque frente a la administración el titular del alojamiento sigue teniendo su papel.
¿Cada cuánto conviene liquidar al propietario?
Lo más extendido es mensual, con un plazo de pago concreto tras el cierre del periodo. Lo que marca la diferencia no es la frecuencia sino el detalle: reservas, ingresos, gastos desglosados y comisión. Una liquidación que se entiende sola elimina la mayoría de las llamadas.
¿Hace falta que lo revise un abogado?
Sí, al menos una vez. Un modelo base bien redactado se amortiza en el primer conflicto que evita, y las diferencias entre las figuras contractuales tienen consecuencias fiscales y de responsabilidad que no se resuelven copiando una plantilla de internet.
Te pueden interesar también el modelo de contrato de alquiler vacacional para la estancia del huésped y la guía sobre la fianza en el alquiler vacacional.
