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El PMS que crece contigo.
ℹ️ Net2Rent es un PMS para agencias de alquiler vacacional, no una gestoría ni una asesoría fiscal. Este artículo explica cómo organizar el cierre de mes y las liquidaciones a propietarios. El tratamiento fiscal de cada caso debe validarlo tu asesor.
Día 1 del mes, nueve de la mañana. Alguien de la oficina abre un Excel que se llama algo así como liquidaciones_definitivo_v3_ESTE.xlsx. Tiene once pestañas, una por propietario, y una celda que nadie se atreve a tocar porque «si la cambias se descuadra todo».
Empieza el ritual. Descargar el informe de pagos de Booking. Luego el de Airbnb, que paga en otras fechas. Cruzar cada reserva con lo cobrado de verdad. Buscar la factura del fontanero que llegó por WhatsApp. Recordar si la limpieza de la semana 3 se cobró aparte. Y rezar para que ningún propietario llame preguntando por qué este mes le llegan 109 euros menos que el anterior.
Ese es el cierre de mes de la mayoría de agencias. Funciona, más o menos, hasta que la cartera crece. Entonces se convierte en la tarea que más horas se come, la que más errores genera y la que más llamadas incómodas trae.
Aquí tienes el método para que deje de serlo. Pero antes, un diagnóstico rápido.
TEST DE 30 SEGUNDOS
¿Tu cierre de mes está bajo control?
Marca lo que te pasa. Sin mentir, que no lo ve nadie.
Marca las que te pasen
El resultado aparece aquí en cuanto marques la primera.
1. Qué es una liquidación, y por qué es tu documento más importante
La liquidación es el informe que la agencia envía a cada propietario al cierre de un periodo, normalmente un mes. Le dice cuánto ha generado su vivienda, qué se ha descontado y cuánto le vas a transferir.
Parece un trámite administrativo, y es mucho más que eso. Es el único documento que el propietario lee con lupa todos los meses. Las reservas no las ve. Las limpiezas no las ve. La liquidación, sí.
Para el propietario, la liquidación es tu agencia. Si es clara, puntual y cuadra, confía en ti aunque no sepa nada de cómo gestionas. Si es confusa, llega tarde o tiene un error, empieza a preguntarse qué más se le escapa. Y un propietario que desconfía es un propietario que escucha a la agencia de la competencia.
2. Anatomía de una liquidación que no genera llamadas
Una buena liquidación se entiende sola, sin que el propietario tenga que llamarte. Este es un ejemplo de un mes en una vivienda:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| 6 reservas en el mes. Ingresos brutos | 4.200,00 € |
| Comisiones de los portales | −546,00 € |
| Neto cobrado de los canales | 3.654,00 € |
| Comisión de gestión (20% sobre el neto) | −730,80 € |
| Limpiezas: 6 × 45 € | −270,00 € |
| Reparación: cambio de grifo, con factura | −85,00 € |
| A transferir al propietario | 2.568,20 € |
Cifras ilustrativas. Los impuestos y retenciones dependen de cada caso y debe confirmarlos tu asesor.
Lo que la hace buena no son los números, es que cada línea responde a una pregunta antes de que el propietario la haga:
- ¿Cuántas reservas hubo? Está en la primera línea.
- ¿Por qué no me llega todo lo que pagó el huésped? Porque los portales se quedan su parte, y se ve.
- ¿Sobre qué se calcula tu comisión? Lo dice entre paréntesis.
- ¿Qué es este gasto? Tiene nombre, importe y factura.
3. Mismo 20%, distinto número
Aquí está la trampa que más conflictos genera, y casi siempre es involuntaria. Mira lo que pasa con el mismo mes y la misma comisión del 20%, según sobre qué importe se calcule:
| 20% sobre el neto | 20% sobre el bruto | |
|---|---|---|
| Base de cálculo | 3.654,00 € | 4.200,00 € |
| Comisión de la agencia | 730,80 € | 840,00 € |
| Recibe el propietario | 2.568,20 € | 2.459,00 € |
109,20 euros de diferencia en un solo mes y en una sola vivienda. Multiplícalo por doce meses y por la cartera, y entenderás por qué es la primera fuente de llamadas tensas.
Ninguna de las dos opciones es incorrecta. Lo incorrecto es que el propietario entienda una y tú apliques la otra. Por eso la base de cálculo tiene que estar escrita en el contrato de gestión, idealmente con un ejemplo numérico, y repetirse en cada liquidación.
4. Los cinco errores que convierten el cierre en una pesadilla
Cuadrar a mano los pagos de cada portal
Booking paga en unas fechas, Airbnb en otras, y algunos canales descuentan su comisión antes de transferir y otros después.
Lo que pasa: lo reservado y lo cobrado no coinciden, y alguien pasa la mañana buscando dónde está la diferencia.
Gastos que llegan tarde
La factura del fontanero llega el día 5, cuando la liquidación ya salió el día 3.
Lo que pasa: o reabres una liquidación enviada, que da mala imagen, o el gasto se arrastra al mes siguiente y nadie se acuerda de a qué correspondía.
No tener escrita la base de la comisión
Neto o bruto, con o sin limpieza, con o sin tasa turística. Cada opción da un número distinto.
Lo que pasa: el propietario hace su propia cuenta, no le cuadra, y siente que le falta dinero aunque no le falte.
Liquidaciones que no se entienden solas
Un total sin desglose, o un desglose con conceptos que solo entiende la agencia.
Lo que pasa: cada liquidación genera una llamada o un correo. Con cuarenta propietarios, son cuarenta conversaciones al mes.
Un Excel que solo entiende una persona
Fórmulas heredadas, pestañas ocultas y una lógica que vive en la cabeza de quien lo creó.
Lo que pasa: el día que esa persona está de vacaciones o se va, el cierre de mes se para. Y los errores de fórmula se arrastran durante meses sin que nadie los vea.
5. El método: cerrar el mes en cinco pasos
1. Cierra el periodo
Fija un día de corte y respétalo. Lo que entra después va al mes siguiente, sin excepciones. Parece rígido, pero es lo que permite que el cierre empiece y termine.
2. Concilia los ingresos por canal
No basta con lo reservado: lo que cuenta es lo cobrado de verdad. Cruza cada reserva con el pago real de cada portal, con su comisión descontada. Es el paso más lento si se hace a mano y el primero que conviene automatizar.
3. Imputa los gastos con su justificante
Cada gasto, asignado a su propiedad y con su factura o ticket. Si un gasto no tiene justificante, no entra en la liquidación de este mes: así evitas discusiones y reaperturas.
4. Calcula la comisión según el contrato
Aplica exactamente lo que dice el contrato de gestión: el porcentaje, la base y qué conceptos quedan fuera. Es el paso donde nacen casi todas las discusiones, así que no hay que interpretar nada.
5. Envía y archiva, con plazo de aceptación
Envía la liquidación y guárdala. Y fija un plazo, por ejemplo quince días, tras el cual se considera aceptada si no hay objeciones. Sin ese plazo, cualquier propietario puede reclamarte cuentas de hace dos años.
⚠️ El orden importa. Si calculas la comisión antes de conciliar lo cobrado, la calculas sobre reservas que quizá se cancelaron o se cobraron distinto. Cada paso se apoya en el anterior.
6. Qué cambia cuando lo automatizas
Con tres propietarios, el método anterior se lleva a mano sin drama. Con veinte, empieza a doler. Con cincuenta, es media semana de una persona cada mes.
Lo que cambia con un PMS que hace liquidaciones no es que el trabajo desaparezca, es que desaparecen los pasos que no necesitan criterio humano:
Ingresos ya conciliados
Las reservas de todos los canales entran al mismo sistema, con su comisión de portal asociada.
Gastos asignados
Limpiezas y mantenimiento imputados a cada propiedad desde la propia operativa.
Comisión según contrato
Configurada una vez por propietario. Sin interpretar nada cada mes.
Portal del propietario
Consulta sus reservas y su liquidación cuando quiera, sin llamarte.
El tiempo que queda es el que sí aporta: revisar lo que no cuadra, hablar con el propietario que tiene una duda de verdad y captar el siguiente.
En Net2Rent llevamos veinte años trabajando con agencias de alquiler vacacional en España, con las liquidaciones integradas en el mismo sistema que gestiona reservas, canales y limpiezas. Es, de hecho, una de las cosas que separa un PMS pensado para agencias de uno pensado para hoteles: un hotel no tiene propietarios a los que liquidar.
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¿Qué debe incluir una liquidación a propietarios?
Como mínimo: número de reservas del periodo, ingresos brutos, comisiones de los portales, base y porcentaje de la comisión de gestión, gastos desglosados con su justificante y el importe final a transferir. El objetivo es que se entienda sola, sin necesidad de llamarte.
¿Cada cuánto conviene liquidar a los propietarios?
Lo más habitual es mensual, con un día de corte fijo y un plazo de pago concreto tras el cierre. Lo que más importa no es la frecuencia sino la regularidad: que el propietario sepa cuándo le llega y que siempre llegue ese día.
¿La comisión se calcula sobre el bruto o sobre el neto?
Depende de lo que diga tu contrato de gestión, y ambas opciones son válidas. Sobre el mismo mes, la diferencia puede ser de más de cien euros en una sola vivienda, así que lo importante es que esté escrito en el contrato y se repita en cada liquidación.
¿Qué hago si un gasto llega después de enviar la liquidación?
Lo más limpio es incluirlo en la liquidación del mes siguiente, identificado con el periodo al que corresponde. Reabrir una liquidación ya enviada da mala imagen y genera desconfianza, salvo que sea un error grave.
¿Cuánto tiempo puede reclamar un propietario una liquidación?
Depende de lo pactado. Por eso conviene fijar en el contrato un plazo tras el cual la liquidación se considera aceptada si no hay objeciones por escrito. Sin ese plazo, la puerta queda abierta mucho tiempo.
¿Se pueden automatizar las liquidaciones?
Sí, con un PMS que tenga módulo de liquidaciones. Concilia los ingresos de todos los canales, asigna los gastos a cada propiedad y aplica la comisión según el contrato de cada propietario. El criterio humano queda para lo que no cuadra.
Si estás ordenando la relación con tus propietarios, te interesan el modelo de contrato de gestión y la guía sobre gestión del alquiler vacacional.
