Desde net2rent hemos realizado un esfuerzo para rediseñar y simplificar este módulo de forma que sea aún más sencillo para las agencias poder administrar, cuándo se realizan y se generan las limpiezas en sus alojamientos.
Una de las principales novedades del módulo es que ahora la gestión de limpiezas automáticas se encuentra dentro del apartado Configuración, de forma más accesible para las agencias.
Una vez dentro, lo primero que encontramos es el listado de limpiezas automáticas programadas. Este listado se muestra mediante una serie de tarjetas, en la que cada tarjeta representa una limpieza automática; y que podemos reordenar si arrastramos y soltamos en el orden que deseemos. Seleccionando una tarjeta y moviéndola en el listado podremos soltarla donde creamos conveniente y una vez la soltemos, el sistema nos indicará que las limpiezas quedan ordenadas correctamente.
Para ver los detalles de una limpieza automática, solo tenemos que hacer click en el botón “Ver” que hay en la tarjeta de cada limpieza. Se nos abrirá un panel a la derecha de la pantalla donde aparecerán sus detalles, las reglas para que se genere la limpieza, las excepciones y por último, la configuración por defecto de la limpieza automática.
Nueva limpieza automática
Para crear una nueva limpieza automática, haremos click en el botón “Nuevo” situado en la parte superior del listado. Se nos mostrará a la derecha un panel para empezar a rellenar los datos de nuestra nueva limpieza.
En primer lugar, en el apartado “Datos”, podremos asignarle un nombre, seleccionar un color distintivo y añadir una descripción que nos permita tener más detalles de la limpieza.
En el apartado “Crear Limpieza” podremos elegir el tipo de limpieza automática. En net2rent existen tres tipos de limpiezas automáticas: De tipo “Reserva”, “Reserva diaria” o de “Contrato con propietario”. Estos tres tipos permiten disparar la creación de limpiezas automáticas en función de diferentes condiciones. Lo mejor es verlo con un ejemplo.
Vamos a crear una limpieza de tipo “Reserva”. En el apartado “Reglas para generar” establecemos la regla en la que se creará la limpieza, en este caso, queremos que se genere una limpieza 1 día después de la salida de los huéspedes. En este caso seleccionamos “Fecha de salida” 1 día “después”.
Podríamos añadir nuevas reglas haciendo click en el botón añadir, de forma que tendríamos varias reglas para que se generase la limpieza. En nuestro caso lo dejamos solo con la regla que ya hemos puesto.
En el apartado “Excepciones”, podemos añadir, valga la redundancia, una o varias excepciones a la regla anterior. Por ejemplo, podemos añadir la regla de que si hay un check-in 1 día después (de la fecha de salida). Esto le da la orden al sistema de que cree una limpieza automática en los alojamientos 1 día después de que salgan los huéspedes, exceptuando si ese día después hay un check-in de una nueva reserva.
En el apartado “Condiciones”, podemos añadir acotaciones adicionales, como por ejemplo, que la duración de la reserva sea “mayor que o igual” a 5 noches. En este caso, sólo aplicará la generación de la limpieza para reservas de 5 noches o más. Hemos añadido muchas otras posibilidades en las condiciones de forma que la configuración de las mismas pueda abarcar toda las posibilidades que puedan darse en las agencias.
En el apartado “Configuración por defecto” añadiremos la duración estimada de la limpieza, y si lo deseamos, la hora de inicio. También podremos seleccionar una acción al completar la limpieza, como puede ser “Generar un gasto liquidable”, “Generar un gasto asumido por la agencia” o “Generar factura al propietario”. En nuestro caso, seleccionamos “Generar gasto asumido por la agencia”.
Una vez rellenados todos los campos hacemos clic en “Guardar”
Propagar a los alojamientos y recalcular limpiezas
A continuación, seleccionaremos los alojamientos a los cuales queremos propagar la programación de la limpieza automática. En el botón de menú de tres puntos verticales seleccionaremos la opción “Propagar”. Nos aparecerá un cuadro de diálogo con un listado de los alojamientos a los que queremos propagar la limpieza automática. Podremos seleccionar aquí también, el proveedor de limpiezas y el número de horas que queramos asignar a la limpieza. En nuestro caso, seleccionaremos todos, y haremos click en “Aplicar”.
Tras unos instantes, nos aparecerá un mensaje en la parte superior derecha informándonos de que la limpieza se ha propagado correctamente a los alojamientos.
El siguiente paso sería pedirle al sistema que recalcule las limpiezas. En el botón de menú de tres puntos verticales de la parte del listado, haremos clic en “Recalcular todas las limpiezas”. Nos aparecerá un diálogo de confirmación, y si hacemos clic en “Recalcular limpiezas” el sistema programará la acción de recálculo de limpiezas informando del éxito con un mensaje en verde en la parte superior derecha.
Visualizar limpiezas
En el menú Limpiezas > Calendario, podremos ver de forma visual todas aquellas limpiezas que se nos han generado a partir de las que hemos configurado anteriormente.
Dentro de cada limpieza, podemos añadir un comentario para que aparezca reflejado en la extranet de limpiezas, de esta manera la persona que va a realizar la limpieza podrá visualizarlo. Este comentario también estará visible en la orden de trabajo.
En el listado de alojamientos, podemos mostrar el estado de la limpieza de los alojamientos haciendo click en el botón de filtros, y en el apartado Opciones, marcar «Mostrar más información«, «Mostrar unidades» y «Mostrar unidades con más información» y seguidamente hacer clic en «Filtrar«, esto hará que se muestre un icono de gotita azul al lado de los alojamientos en los que se ha realizado una limpieza (están «limpios«) después de una estancia, o un icono de gotita gris en los alojamientos en los que no se ha realizado una limpieza después de una estancia (están «sucios«).
Cuando se realiza la entrada de una reserva, marcando «Realizar entrada» en el apartado gestión diaria, o bien cuando los ocupantes hacen el check-in online; el alojamiento pasa a «sucio» automáticamente, y en el icono del listado de alojamientos de ese inmueble aparecerá con una gotita gris; y también en el apartado de gestión diaria.
Una vez los clientes hayan abandonado el alojamiento y se haya marcado «Realizar salida» en la gestión diaria, al proveedor de limpiezas le aparecerá la limpieza pendiente en la extranet de limpiezas. Cuando el proveedor marque la limpieza como finalizada, de forma automática, el alojamiento aparecerá de nuevo como «limpio» y con la gota azul de nuevo en los listados. Tened en cuenta que si la reserva aún está activa, y tiene el check in realizado, pero no tiene marcado el check out, aunque se marque la limpieza final como realizada no aparecerá limpia la unidad.
En el listado de limpiezas, es posible identificar las limpiezas correspondientes a reservas de propietario; en la columna «Reserva» aparecerá el icono de casita que identifica a este tipo de reservas..
En el PDF de la orden de trabajo de limpiezas, aparecerá la palabra «Propietario” en la columna de “Ref”
Y en el archivo excel (XLS) y en el PDF de exportación, podrán identificarse en una columna específica que indica si la limpieza es para una reserva de propietario.
Extranet de limpiezas
Recordad que net2rent dispone también de una Extranet de limpiezas desde donde el proveedor de limpiezas puede acceder y puede ver las órdenes de trabajo que tiene asignadas, marcar una limpieza cómo terminada, asignando el tiempo que ha tardado en hacerla y por último, pudiendo informar de posibles desperfectos o incidencias; e incluso adjuntando una imagen del mismo con su teléfono, ya que está adaptada para su uso con dispositivos móviles. Además en la extranet, también podemos identificar las limpiezas correspondientes a reservas de propietario, ya que aparece indicado después del nombre de la limpieza. Disponemos de otra guía rápida donde explicamos su utilización que podéis encontrar en nuestro canal de YouTube.
Hasta aquí esta guía rápida. Como siempre, más funcionalidades de net2rent en un próximo vídeo.
