Cambiar de PMS de alquiler vacacional sin perder reservas

Cambiar el software con el que gestionas tu agencia da respeto, y con razón. Ahí dentro están tus reservas confirmadas, tus calendarios sincronizados con varios portales, los datos de tus propietarios y el histórico de años. La pregunta que nos hacen siempre en la primera llamada no es cuánto cuesta. Es qué pasa si algo sale mal durante el traspaso.

Vamos a ser honestos desde el principio: una migración nunca es un trámite cómodo. Hay semanas de trabajo, hay que revisar datos y el equipo tiene que aprender una herramienta nueva. Pero de todas las agencias que hemos acompañado en este proceso, y son muchas, ninguna nos ha dicho después que preferiría haberse quedado donde estaba.

En esta guía verás cómo saber si tu PMS actual se te ha quedado pequeño, cuándo es mejor no tocar nada, qué ocurre exactamente con tus datos y cómo es el proceso fase a fase.

Señales de que tu PMS se te ha quedado pequeño

Casi nunca hay un momento claro en el que decides cambiar. Lo que hay es una acumulación de fricciones que se normalizan hasta que alguien las cuenta en voz alta:

• Tu equipo lleva hojas de cálculo paralelas. Si hay un Excel al margen del sistema para las liquidaciones, las limpiezas o los extras, el software no está cubriendo la operativa.
• Entráis en las extranets de los portales cada día. Un channel manager que funciona hace que apenas necesites abrir la extranet de Booking o la de Airbnb.
• Has tenido sobreventas este año. Una puede ser mala suerte. Tres es un problema de sincronización.

• Cada nueva unidad cuesta lo mismo que la primera. Los modelos por propiedad no premian el crecimiento. A 50 unidades la factura ya no se parece a la de cuando empezaste.
• Alguien teclea a mano el registro de viajeros. Si además gestionas en varias comunidades, cada una con su plataforma y su plazo, es media jornada de una persona.
• El soporte tarda días y está en otro idioma. En temporada alta, una incidencia sin resolver en 24 horas cuesta reservas.

Si reconoces tres o más, el coste de no cambiar ya es superior al de cambiar. Y ese coste rara vez está en la factura del software: está en las horas de tu equipo y en las reservas que no entran.

Cuándo no compensa cambiar

Nos dedicamos a esto, así que lo lógico sería decirte que siempre compensa. No es verdad. Hay tres situaciones en las que te recomendamos esperar:

• Estás en plena temporada alta. Migrar en julio con el 90% de ocupación es buscarse problemas. Los meses tranquilos existen para esto.
• El problema es de procesos, no de software. Si nadie en el equipo usa las funciones que ya tienes contratadas, cambiar de herramienta no lo arregla. A veces con formación se resuelve.
• Gestionas pocas unidades y te va bien. Por debajo de cierto volumen, la ganancia de automatizar no compensa el esfuerzo del cambio.

Qué se migra y qué se rehace

Esta es la parte que genera el miedo, así que vamos al grano. La mayoría de los datos se pueden traspasar, normalmente mediante exportaciones en CSV y listados del sistema anterior. Pero no todo viaja igual:

Las fotos son el caso que más sorprende. Rara vez se pueden importar desde una exportación, así que se cargan después. No es un problema técnico grave, pero conviene saberlo desde el principio para reservarle tiempo a alguien.

El histórico antiguo es el punto que más se negocia. Migrar cinco años de reservas pasadas es posible, pero encarece y alarga el proceso. Nuestra recomendación honesta: traspasa el histórico reciente y guarda el resto en una exportación aparte. En la práctica casi nadie vuelve a consultarlo dentro del sistema.

El proceso, fase a fase

Una migración bien hecha no es un botón, es un proyecto con fases. Estas son las cinco.

1. Auditoría y exportación

Se revisa qué tienes y en qué estado. Es el momento de limpiar: alojamientos dados de baja, propietarios que ya no trabajan contigo, tarifas obsoletas. Migrar datos sucios solo sirve para tener el mismo desorden en un sitio nuevo.

2. Carga y configuración

Los datos entran en el sistema nuevo y se configuran temporadas, tarifas, extras y reglas. Aquí no hay nada en producción todavía: tu operativa sigue funcionando en el sistema antiguo, sin riesgo.

3. Validación con tu equipo

Antes de conectar nada, alguien que conozca las propiedades revisa que los datos son correctos. Es la fase que más se salta y la que más problemas evita.

4. Conexión de los canales

El paso delicado. Se desconecta el channel manager antiguo y se conecta el nuevo a Booking, Airbnb, Vrbo y tu web. Se hace canal a canal, nunca todos a la vez, y verificando la disponibilidad después de cada uno.

5. Formación y acompañamiento

El software nuevo solo sirve si tu equipo lo usa. Las primeras semanas conviene tener a alguien al otro lado del teléfono que responda rápido.

Los errores que salen más caros

• Cancelar el sistema antiguo demasiado pronto. Mantén el acceso hasta que el nuevo lleve semanas funcionando sin incidencias, aunque tengas que pagar un mes de más.
• Conectar todos los canales el mismo día. Si algo falla, no sabrás dónde. Uno a uno, verificando entre medias.
• No avisar a los propietarios. Si tienen acceso a un portal de propietario, van a notar el cambio. Un correo previo evita diez llamadas.
• Migrar los datos sucios. Si arrastras alojamientos de baja y tarifas de hace tres años, empiezas con el mismo desorden que querías dejar atrás.
• Formar solo a una persona. Si la única que sabe usarlo se va de vacaciones o de la empresa, vuelves al punto de partida.

Preguntas que conviene hacer antes de firmar

A cualquier proveedor, nosotros incluidos:

• ¿Quién hace la migración y tiene coste aparte?
• ¿Qué datos entran y cuáles no? Pídelo por escrito.
• ¿Cuánto tiempo tendré los dos sistemas funcionando a la vez?
• ¿Qué pasa con las reservas que entren durante el traspaso?
• ¿Está incluido el channel manager o se factura aparte?
• ¿Cómo escala el precio si paso de 20 a 60 unidades?
• ¿En qué idioma y con qué horario es el soporte?
• Si a los tres meses quiero irme, ¿puedo exportar mis datos?

Esa última es la más reveladora. Un proveedor que te lo pone fácil para irte es el que confía en que no vas a querer hacerlo.

Cómo acompañamos nosotros una migración

En Net2Rent llevamos veinte años trabajando con agencias de alquiler vacacional en España, y prácticamente todas las que entran vienen de otro sistema. La migración no es un extra que vendemos aparte: forma parte del arranque y la hace nuestro equipo, contigo.

Lo que en la práctica nos permite que el traspaso salga bien:

• Más de 20 canales conectados por API, entre ellos Booking.com, Airbnb y Holidu, y más de 60 adicionales por iCal. Cuantas menos conexiones haya que improvisar, menos puntos de fallo.
• Importación desde CSV y listados del software anterior, con una revisión posterior conjunta. Las fotos y el contenido multimedia se cargan después, y lo decimos antes de empezar para que nadie se lleve la sorpresa a mitad del proceso.
• Pagos integrados con Redsys, PayPal y Paycomet, para que la pasarela no se convierta en un proyecto aparte.
• Normativa española cubierta de serie. El registro de viajeros a SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza según dónde esté cada propiedad, y las tasas turísticas. Es la parte que peor llevan los sistemas internacionales.
• Centro de Formación propio, con sesiones de 20 minutos que agendas cuando te va bien, más de 50 vídeos formativos y ayuda integrada en la aplicación.
• Soporte en español y en tu horario, que es cuando de verdad hace falta durante las primeras semanas.

No te vamos a decir que el cambio sea cómodo, porque no lo es. Sí te decimos que no vas a estar solo en ninguna de las cinco fases, y que el objetivo es que en pocas semanas estés a pleno rendimiento y con menos trabajo manual del que tienes ahora.

Si quieres ver qué cubre el sistema antes de hablar con nadie, están el PMS y el channel manager explicados por funcionalidades.

Preguntas frecuentes

¿Voy a perder reservas al cambiar de PMS?

No, si la migración se hace por fases. Las reservas futuras confirmadas se traspasan al sistema nuevo, y los canales se conectan uno a uno verificando la disponibilidad después de cada conexión. El riesgo real no está en perder reservas, está en las sobreventas si se conectan todos los portales a la vez sin comprobar nada.

¿Cuánto tarda migrar de un PMS a otro?

Depende del número de unidades, de cuántos canales tengas conectados y sobre todo del estado de los datos que exportas del sistema anterior. Una agencia con datos ordenados y pocos canales va mucho más rápido que una con años de fichas duplicadas. Cualquier plazo cerrado dado antes de ver tu exportación es una estimación a ciegas.

¿Se puede migrar el histórico de reservas antiguas?

Técnicamente sí, pero encarece y alarga el proceso. Lo habitual y lo que solemos recomendar es traspasar el histórico reciente y conservar el resto en una exportación aparte, porque en la práctica casi nadie vuelve a consultarlo dentro del sistema.

¿Se migran las fotos de los alojamientos?

Normalmente no salen en las exportaciones del sistema anterior, así que las fotos y el contenido multimedia se cargan directamente en la plataforma nueva una vez migrado el resto. Conviene contarlo con tiempo y asignárselo a alguien del equipo.

¿Cuál es la mejor época del año para cambiar de software?

La temporada baja de tu zona. Migrar con la ocupación al máximo multiplica el riesgo y deja a tu equipo sin margen para aprender la herramienta nueva. Si gestionas alojamientos de costa, el invierno; si son de montaña, la primavera o el otoño.

¿Puedo llevarme mis datos si un día quiero irme?

Deberías poder, siempre. Los datos de tus reservas, clientes y propiedades son tuyos, y cualquier proveedor serio te los entrega en un formato legible. Es una de las preguntas que conviene hacer antes de firmar, no después.

Si estás en fase de comparar opciones, te pueden servir la comparativa de software de alquiler vacacional y qué busca realmente una agencia en un PMS.