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El PMS que crece contigo.
ℹ️ Net2Rent es un PMS con channel manager para agencias de alquiler vacacional. No somos una gestoría ni una asesoría: este artículo trata de cómo presentar los resultados a tus propietarios, no de cómo declararlos.
Para muchas agencias, noviembre es el mes de cerrar números con los propietarios. La temporada ha terminado, las liquidaciones del verano están hechas y llega el momento de repasar con cada uno cómo ha ido el año.
Aquí suele aparecer un problema bastante común. El propietario ha recibido una liquidación cada mes, pero ninguna le explica cómo ha ido realmente su vivienda. Ve lo que ha entrado y lo que se ha quedado la agencia, pero no ve el trabajo que hay detrás: los ajustes de precio, las reservas directas, las incidencias que se resolvieron sin que se enterara.
Un buen informe anual sirve precisamente para eso, y no hace falta que sea largo ni complicado. En esta guía verás qué incluir, cómo prepararlo paso a paso y cómo organizarte cuando tienes muchos propietarios.
Plantilla gratuita. Si prefieres empezar directamente, descarga la plantilla en Excel: rellenas las celdas amarillas y el informe se calcula solo.
1. Para qué sirve un informe anual
La liquidación mensual responde a una pregunta: cuánto le toca cobrar al propietario este mes. El informe anual responde a otras que el propietario se hace aunque no siempre te las diga: si su vivienda rinde bien, si la agencia está haciendo un buen trabajo y qué se puede mejorar el año que viene.
Entender la rentabilidad
El propietario ve el año completo: ingresos, gastos, ocupación y lo que le queda, en lugar de doce cifras sueltas.
Ver el trabajo de la agencia
Las reservas directas, los ajustes de precio y las incidencias resueltas dejan de ser invisibles.
Planificar el año siguiente
Es el mejor momento para proponer mejoras en la vivienda, cambios de temporada o de precio.
Hay además un efecto que muchas agencias notan con el tiempo: los propietarios que entienden sus números renuevan con más facilidad y discuten menos los gastos. Cuando reciben otra oferta de gestión, tienen algo con lo que compararla aparte del porcentaje.
2. Qué debe incluir: los ocho bloques
No hace falta un documento largo. Con estos ocho bloques, en una o dos páginas, el propietario tiene todo lo que necesita para entender su año:
01 · El año en una frase
Arriba del todo: «Has facturado un 12,7% más que el año pasado, con 142 noches ocupadas». Es lo que el propietario recordará.
02 · Del bruto al neto
Ingresos, comisiones de portales, tus honorarios, gastos y lo transferido. Si cobras sobre el neto, que se vea.
03 · Comparación con el año anterior
Facturación, noches y precio medio. Sin referencia, una buena cifra no dice nada.
04 · Ocupación y precio por temporada
Alta, media y baja por separado, sobre las noches realmente disponibles.
05 · De dónde vinieron las reservas
Noches e ingresos por portal y reservas directas, que no pagan comisión.
06 · Gastos e incidencias
Cada reparación con su factura y una línea de qué pasó y cómo se resolvió.
07 · Lo que dicen los huéspedes
Puntuación media y dos o tres frases reales de las reseñas, buenas y malas.
08 · Recomendaciones
Tres propuestas concretas para el año que viene, cada una con su motivo.
3. Cómo prepararlo, paso a paso
Si es la primera vez que lo haces, sigue este orden. Te evitará rehacer cifras a mitad del trabajo.
Cierra todas las liquidaciones del año. Antes de empezar, asegúrate de que la liquidación de cada mes está cerrada y transferida. Si falta alguna, el neto del informe no coincidirá con lo que ha cobrado el propietario.
Reúne los datos de cada vivienda. Reservas por canal (noches, ingresos y comisión), gastos con sus facturas y las reseñas del año. Apunta también las noches que el propietario usó la vivienda, para calcular bien la ocupación.
Compáralo con el año anterior. Facturación, noches ocupadas y precio medio. Si la vivienda es nueva en tu cartera, compara con viviendas parecidas de la misma zona.
Escribe el resumen y las recomendaciones. Primero la frase que resume el año; después, tres recomendaciones concretas para el siguiente. Es la parte que más valora el propietario y la que no puede hacer ningún programa por ti.
Entrégalo y repásalo con él. A los propietarios con más viviendas o más facturación, en una reunión corta con el informe delante. Al resto, por correo con un resumen personal de dos o tres líneas.
4. Un ejemplo con números
Así se ve el bloque económico de un apartamento de dos habitaciones en la costa. Las cifras son un ejemplo para ilustrar la estructura, no datos de un cliente real. Lo importante es el orden: primero de dónde viene el dinero, después todo lo que se descuenta y por qué.
Reservas por canal
| Canal | Noches | Ingresos | Comisión del portal |
|---|---|---|---|
| Booking.com | 64 | 9.600 € | 1.440 € |
| Airbnb | 41 | 6.150 € | 740 € |
| Reservas directas | 37 | 5.550 € | 0 € |
| Total | 142 | 21.300 € | 2.180 € |
Del bruto a lo que cobra el propietario
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos por reservas | 21.300 € |
| Comisiones de los portales | −2.180 € |
| Base sobre la que se calculan los honorarios | 19.120 € |
| Honorarios de la agencia (20%) | −3.824 € |
| Gastos del año (reparaciones y reposición) | −610 € |
| Neto transferido al propietario | 14.686 € |
Con esta tabla delante, el propietario ve que 37 de sus 142 noches llegaron sin comisión de portal, que tus honorarios se calculan después de las comisiones y no antes, y que su facturación ha subido de 18.900 € a 21.300 €. Ninguna de esas tres cosas aparece en una liquidación mensual.
Idea clave. La ocupación de este ejemplo es de 142 noches sobre 210 disponibles, un 67,6%. Escribe siempre sobre cuántas noches disponibles: si el propietario usa el apartamento en julio, la ocupación sobre 365 días le parecerá baja sin serlo.
5. Descarga la plantilla del informe
Es el mismo informe de este ejemplo, en Excel: los ocho bloques, la tabla por canal, el paso del bruto al neto y la frase del año, que se escribe sola con tus cifras. Rellenas las celdas amarillas y duplicas la pestaña para cada propietario. Es gratis y sin registro.
Plantilla de informe anual para propietarios
Ábrela con Excel o Google Sheets, empieza por la pestaña «Cómo usarla» y sustituye el ejemplo por las cifras de tu primer propietario.
Descargar plantilla (Excel) ↓6. Cómo explicar lo que no ha ido bien
Un buen informe también cuenta lo que no ha salido bien, con su causa y una propuesta. Estos son los tres casos más habituales:
| Situación | Lo que suele fallar | Mejor así |
|---|---|---|
| Una temporada peor | Poner solo la cifra. El propietario concluye que lo has hecho peor. | La cifra, la causa y lo que hiciste: «Un 8% menos por la menor demanda en junio y septiembre. Lo compensamos bajando la estancia mínima y proponemos abrir antes». |
| Una reseña mala | Dejarla fuera. Si la encuentra él, desconfía del resto del informe. | Ponerla junto a las buenas, con su causa. Si era el colchón, es el momento de proponer cambiarlo. |
| Un gasto imprevisto | Que aparezca solo como una resta en la liquidación. | Factura, foto y una línea de contexto: «Se cambió la caldera un domingo para no cancelar una reserva de 14 noches». |
7. Cuándo entregarlo
El momento importa tanto como el contenido. Un informe que llega en marzo, con la temporada siguiente ya en marcha, pierde buena parte de su utilidad.
Cuándo
Entre noviembre y diciembre, con la temporada cerrada y antes de fijar las tarifas del año siguiente. Es cuando el propietario decide si sigue.
A quién en persona
A los propietarios con varias viviendas o con más facturación: una reunión de veinte minutos con el informe delante. Son los que más te cuesta perder.
Al resto
Un PDF o, mejor, acceso a sus datos en una extranet, con un correo personal que resuma el año en tres líneas.
Si el contrato de gestión se renueva por años, ata el informe a la renovación. Si no sabes cuándo vence cada contrato, eso ya es una señal de que te falta orden en otra parte. En la guía del contrato de gestión tienes las cláusulas que conviene revisar en ese momento.
8. Cómo organizarte cuando tienes muchos propietarios
Con cinco propietarios, el informe es una tarde de trabajo. Con cincuenta, si cada uno te lleva dos horas entre sacar datos y redactarlo, son cien horas en noviembre. Por eso muchas agencias que crecen dejan de hacerlo, justo cuando más propietarios tienen que perder.
Las dos horas no se van en escribir. Se van en reunir: las reservas salen de un programa, las comisiones de cada portal de su extranet, las liquidaciones de un Excel, los gastos de las facturas escaneadas y las reseñas de cada plataforma. Cada fuente es una oportunidad de equivocarte, y un error en el informe hace más daño que no mandarlo.
⚠️ La regla con volumen. Si los datos de un propietario están en más de dos sitios, el informe no escala. Antes de diseñar una plantilla bonita, resuelve de dónde salen los números.
9. Cuándo no hace falta tanto
Vendemos un PMS, así que lo cómodo sería decirte que todas las agencias necesitan esto. No es verdad en todos los casos:
Si gestionas pocos alojamientos
Con menos de diez propietarios que conoces en persona, una hoja por propietario y una conversación al cerrar el año hacen el mismo trabajo.
Si tus propietarios son inversores con su propio control
Algunos ya llevan sus cifras al céntimo. A ellos dales los datos en bruto y en su formato; el relato les sobra.
Si el modelo es de renta fija
Si pagas al propietario una cantidad fija y asumes el riesgo, lo que le interesa es el estado de la vivienda, no la ocupación.
10. Cómo lo hacemos en Net2Rent
En Net2Rent las reservas de todos los canales, las liquidaciones a propietarios y los gastos de cada vivienda están en el mismo sistema, así que los datos del informe salen de un único sitio en lugar de cinco. El propietario puede consultar sus reservas y liquidaciones desde la extranet de propietarios, sin esperar a que se las mandes. La plantilla de este artículo te sirve para darle forma al informe con esos datos.
El relato, las recomendaciones y la reunión siguen siendo tuyos. Lo que cambia es que dedicas el tiempo a pensar qué decirle al propietario, no a buscar sus números.
En Net2Rent llevamos veinte años trabajando con agencias de alquiler vacacional en España, y cuidar la relación con los propietarios es de lo que más pesa cuando una agencia crece. Y sin comisión por reserva: la suscripción es fija según el número de alojamientos.
¿Cuánto costaría tener todos los datos de tus propietarios en un mismo sistema?
Dinos cuántos alojamientos gestionas y verás el coste exacto de la plataforma para tu volumen, con channel manager, liquidaciones y extranet de propietarios. Gratuito, inmediato y sin compromiso.
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¿Qué debe incluir un informe anual para propietarios de alquiler vacacional?
Como mínimo: ingresos brutos y netos con la comisión explicada, comparación con el año anterior, ocupación y precio medio por temporada, reparto por portal, gastos con justificante, reseñas de los huéspedes y dos o tres recomendaciones concretas para el año siguiente.
¿Cada cuánto hay que enviar un informe al propietario?
La liquidación es mensual y el informe, anual. A los propietarios con varias viviendas o con mucha facturación les puedes añadir un resumen trimestral. Lo importante es que el anual llegue antes de que el propietario se plantee renovar.
¿Hay que enseñar los ingresos brutos o solo lo que cobra el propietario?
Los dos. Si solo enseñas el neto, el propietario no ve el trabajo que hay detrás. Si solo enseñas el bruto, hace su propia cuenta y no le cuadra. Muestra el recorrido completo: bruto, comisiones de portales, honorarios de la agencia, gastos y neto.
¿Cómo se explica una mala temporada al propietario?
Con datos y antes de que lo pregunte: qué pasó (menos demanda en la zona, una avería, un cambio de normativa), qué hiciste para compensarlo y qué propones para el año que viene. Esconder un mal año es lo que hace que el propietario busque otra agencia.
¿Cuándo es mejor entregar el informe anual?
Entre noviembre y diciembre, con la temporada cerrada y antes de fijar las tarifas del año siguiente. Es el momento en que el propietario decide si sigue, y también cuando tiene tiempo para leerlo.
¿Se puede hacer el informe para 50 propietarios sin dedicarle semanas?
Solo si los datos salen de un mismo sistema. Si las reservas están en un programa, las liquidaciones en un Excel y los gastos en otro, cada informe es un trabajo de recopilación. Con todo en el mismo PMS, el informe se reduce a revisar las cifras y escribir las recomendaciones.
Si te interesa la relación con los propietarios, tienes la guía de liquidaciones a propietarios, la de cómo captar propietarios y el modelo de contrato de gestión.
