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Guía Rápida: Envio automático de datos a SES.HOSPEDAJES

Posted on 16 de diciembre de 2024 by Administrador net2rent

1.- ALTA de la Agencia en la plataforma SES.HOSPEDAJES

En primer lugar, es preciso que tramitéis el alta en SES.HOSPEDAJES de vuestra agencia y de vuestros alojamientos de forma previa. El alta de la agencia y los alojamientos en la plataforma debéis hacerla en la dirección web de SES.HOSPEDAJES.

Una vez en el sitio web, es preciso hacer click en el acceso al registro de establecimientos y entidades. Es importante saber que para el acceso será necesario un Certificado Digital o estar dado de alta en el sistema Cl@ve.

Es muy importante que durante el proceso de alta de la agencia en la plataforma marquéis la opción “Envío de comunicaciones por servicio web”.

Durante el alta podéis anotar vuestro “Código de Arrendador”. Una vez dada de alta la agencia y los alojamientos, recibiréis un correo electrónico en el que se os indicarán unas credenciales, un Usuario y una Contraseña, que necesitaremos luego para configurar el envío.

Es muy importante que durante el proceso de alta de la agencia en la plataforma marquéis la opción “Envío de comunicaciones por servicio web”.

2.- Conexión de la Integración SES.HOSPEDAJES en net2rent

A continuación será necesario que en net2rent vayamos al apartado Configuración > Integraciones y hagamos click en el botón “Conectar”

En el cuadro de diálogo que nos aparece, debemos elegir la plataforma HOSPEDAJES y hacer click en el botón “Conectar”

En el siguiente cuadro de diálogo tendremos que rellenar las credenciales (Usuario y Contraseña) de conexión con SES.HOSPEDAJES que hemos recibido por correo electrónico y adicionalmente el código de arrendador que habremos recuperado en el proceso de alta que tenéis disponible en vuestra ficha de usuario en la plataforma, y los indicaremos en los campos de net2rent habilitados para ello.

La opción “Enviar reservas al confirmar” le indicará a net2rent que se realice el envío de información a HOSPEDAJES cuando se confirme una reserva.
La opción “Enviar ocupantes al checkin” le indicará al sistema para que se realice el envío de información a HOSPEDAJES cuando se marque el “Check-in realizado” de una reserva en net2rent.

En principio, marcamos las dos opciones. Una vez rellenados los datos y marcadas las opciones deseadas, haremos click en “Conectar”. La plataforma ya aparecerá en el listado de integraciones de la agencia.

3.- Conectar alojamientos a la integración con SES.HOSPEDAJES

El último paso, es realizar la conexión de los alojamientos de los que ha de informarse a SES.HOSPEDAJES en la configuración de la integración. No conectamos todos los alojamientos de la agencia por defecto porque hay alojamientos de tipo parking o trastero, que no son de hospedaje y de los que no es necesario informar. Debéis entrar en la integración de SES.HOSPEDAJES, y en la parte inferior, hacer click en “Conecta alojamientos”

En el listado de alojamientos que nos aparece en el cuadro de diálogo, deberemos elegir los alojamientos que queramos conectar y que previamente hayamos dado de alta en la plataforma SES.HOSPEDAJES. Una vez seleccionados haremos click en “Conectar”

Una vez hecho esto, nos aparecerán los alojamientos como pendientes.

Ahora será necesario que, en el menú de tres puntos verticales de cada alojamiento, hagamos click en “Configuración” y en el siguiente cuadro de diálogo, añadamos el Código de establecimiento que SES.Hospedajes nos indicó al dar de alta cada alojamiento.

Finalmente, al hacer click en “Guardar” el alojamiento aparecerá en el listado como “Activo” y ya empezará a realizar envíos a la plataforma.

Consideraciones adicionales

Desde net2rent, hemos adaptado los procesos implicados en este envío para adaptarnos al cumplimiento de la normativa, y hemos añadido campos informativos adicionales tanto en la gestión de Ocupantes de las reservas, como en el proceso de Check-in online desde el Área del Huésped de net2rent.

Cuando se produce un error en el envío, net2rent devuelve un mensaje en las notificaciones, indicando el error y el enlace a la reserva, para poder subsanarlo y reintentar el envío.

Si entramos en el detalle de una reserva, en la parte central inferior, podremos ver un historial de acciones en el que se nos indicará una línea de tiempo mostrando los envíos a Ses.Hospedajes de esa reserva.

Y hasta aquí esta guía rápida. Más novedades en un próximo video.

Nueva Guía Rápida: Gestión de emisiones, consumos y Certificados de Eficiencia Energética

Posted on 29 de julio de 2024 by Administrador net2rent

Desde el motor de reservas de net2rent es posible mostrar el certificado de eficiencia energética en las páginas de detalle de los alojamientos de la agencia; certificado que se genera de forma automática al ser rellenados por parte de la agencia, los datos referentes al consumo y emisiones de CO2 en el detalle de un alojamiento en net2rent.

Si accedemos al detalle de un alojamiento dentro de net2rent, y navegamos hasta el apartado “Datos” y al epígrafe “Localización de la unidad”, encontraremos los campos necesarios para indicar los datos de eficiencia energética:

Consumo energético en KWh/m2 al año

Emisiones en Kg de CO2/m2 al año

Es preciso que la agencia disponga de estos datos referentes a su alojamiento. Si la agencia no dispone de ellos, será necesario que contrate la inspección, realización y tramitación del certificado energético a un ingeniero profesional habilitado en el registro de técnicos certificadores.

Una vez rellenados estos datos en el detalle del alojamiento en net2rent, si la agencia dispone de una página web basada en el motor de reservas de net2rent, el certificado aparecerá en la página de detalle del alojamiento, indicando el consumo energético y las emisiones de CO2 y cumpliendo así con la normativa vigente en materia de eficiencia energética.

Y hasta aquí esta guía rápida, más información en un próximo vídeo.

Nueva Guía Rápida: El nuevo módulo de Limpiezas Automáticas

Posted on 3 de julio de 2024 by Administrador net2rent

Desde net2rent hemos realizado un esfuerzo para rediseñar y simplificar este módulo de forma que sea aún más sencillo para las agencias poder administrar, cuándo se realizan y se generan las limpiezas en sus alojamientos.

Una de las principales novedades del módulo es que ahora la gestión de limpiezas automáticas se encuentra dentro del apartado Configuración, de forma más accesible para las agencias.

Una vez dentro, lo primero que encontramos es el listado de limpiezas automáticas programadas. Este listado se muestra mediante una serie de tarjetas, en la que cada tarjeta representa una limpieza automática; y que podemos reordenar si arrastramos y soltamos en el orden que deseemos. Seleccionando una tarjeta y moviéndola en el listado podremos soltarla donde creamos conveniente y una vez la soltemos, el sistema nos indicará que las limpiezas quedan ordenadas correctamente.

Para ver los detalles de una limpieza automática, solo tenemos que hacer click en el botón “Ver” que hay en la tarjeta de cada limpieza. Se nos abrirá un panel a la derecha de la pantalla donde aparecerán sus detalles, las reglas para que se genere la limpieza, las excepciones y por último, la configuración por defecto de la limpieza automática.

Nueva limpieza automática

Para crear una nueva limpieza automática, haremos click en el botón “Nuevo” situado en la parte superior del listado. Se nos mostrará a la derecha un panel para empezar a rellenar los datos de nuestra nueva limpieza.

En primer lugar, en el apartado “Datos”, podremos asignarle un nombre, seleccionar un color distintivo y añadir una descripción que nos permita tener más detalles de la limpieza.

En el apartado “Crear Limpieza” podremos elegir el tipo de limpieza automática. En net2rent existen tres tipos de limpiezas automáticas: De tipo “Reserva”, “Reserva diaria” o de “Contrato con propietario”. Estos tres tipos permiten disparar la creación de limpiezas automáticas en función de diferentes condiciones. Lo mejor es verlo con un ejemplo.

Vamos a crear una limpieza de tipo “Reserva”. En el apartado “Reglas para generar” establecemos la regla en la que se creará la limpieza, en este caso, queremos que se genere una limpieza 1 día después de la salida de los huéspedes. En este caso seleccionamos “Fecha de salida” 1 día “después”.

Podríamos añadir nuevas reglas haciendo click en el botón añadir, de forma que tendríamos varias reglas para que se generase la limpieza. En nuestro caso lo dejamos solo con la regla que ya hemos puesto.

En el apartado “Excepciones”, podemos añadir, valga la redundancia, una o varias excepciones a la regla anterior. Por ejemplo, podemos añadir la regla de que si hay un check-in 1 día después (de la fecha de salida). Esto le da la orden al sistema de que cree una limpieza automática en los alojamientos 1 día después de que salgan los huéspedes, exceptuando si ese día después hay un check-in de una nueva reserva.

En el apartado “Condiciones”, podemos añadir acotaciones adicionales, como por ejemplo, que la duración de la reserva sea “mayor que o igual” a 5 noches. En este caso, sólo aplicará la generación de la limpieza para reservas de 5 noches o más. Hemos añadido muchas otras posibilidades en las condiciones de forma que la configuración de las mismas pueda abarcar toda las posibilidades que puedan darse en las agencias.

En el apartado “Configuración por defecto” añadiremos la duración estimada de la limpieza, y si lo deseamos, la hora de inicio. También podremos seleccionar una acción al completar la limpieza, como puede ser “Generar un gasto liquidable”, “Generar un gasto asumido por la agencia” o “Generar factura al propietario”. En nuestro caso, seleccionamos “Generar gasto asumido por la agencia”.

Una vez rellenados todos los campos hacemos clic en “Guardar”

Propagar a los alojamientos y recalcular limpiezas

A continuación, seleccionaremos los alojamientos a los cuales queremos propagar la programación de la limpieza automática. En el botón de menú de tres puntos verticales seleccionaremos la opción “Propagar”. Nos aparecerá un cuadro de diálogo con un listado de los alojamientos a los que queremos propagar la limpieza automática. Podremos seleccionar aquí también, el proveedor de limpiezas y el número de horas que queramos asignar a la limpieza. En nuestro caso, seleccionaremos todos, y haremos click en “Aplicar”.

Tras unos instantes, nos aparecerá un mensaje en la parte superior derecha informándonos de que la limpieza se ha propagado correctamente a los alojamientos.

El siguiente paso sería pedirle al sistema que recalcule las limpiezas. En el botón de menú de tres puntos verticales de la parte del listado, haremos clic en “Recalcular todas las limpiezas”. Nos aparecerá un diálogo de confirmación, y si hacemos clic en “Recalcular limpiezas” el sistema programará la acción de recálculo de limpiezas informando del éxito con un mensaje en verde en la parte superior derecha.

Visualizar limpiezas

En el menú Limpiezas > Calendario, podremos ver de forma visual todas aquellas limpiezas que se nos han generado a partir de las que hemos configurado anteriormente.

Dentro de cada limpieza, podemos añadir un comentario para que aparezca reflejado en la extranet de limpiezas, de esta manera la persona que va a realizar la limpieza podrá visualizarlo. Este comentario también estará visible en la orden de trabajo.

En el listado de alojamientos, podemos mostrar el estado de la limpieza de los alojamientos haciendo click en el botón de filtros, y en el apartado Opciones, marcar «Mostrar más información«, «Mostrar unidades» y «Mostrar unidades con más información» y seguidamente hacer clic en «Filtrar«, esto hará que se muestre un icono de gotita azul al lado de los alojamientos en los que se ha realizado una limpieza (están «limpios«) después de una estancia, o un icono de gotita gris en los alojamientos en los que no se ha realizado una limpieza después de una estancia (están «sucios«).

Cuando se realiza la entrada de una reserva, marcando «Realizar entrada» en el apartado gestión diaria, o bien cuando los ocupantes hacen el check-in online; el alojamiento pasa a «sucio» automáticamente, y en el icono del listado de alojamientos de ese inmueble aparecerá con una gotita gris; y también en el apartado de gestión diaria.

Una vez los clientes hayan abandonado el alojamiento y se haya marcado «Realizar salida» en la gestión diaria, al proveedor de limpiezas le aparecerá la limpieza pendiente en la extranet de limpiezas. Cuando el proveedor marque la limpieza como finalizada, de forma automática, el alojamiento aparecerá de nuevo como «limpio» y con la gota azul de nuevo en los listados. Tened en cuenta que si la reserva aún está activa, y tiene el check in realizado, pero no tiene marcado el check out, aunque se marque la limpieza final como realizada no aparecerá limpia la unidad.

En el listado de limpiezas, es posible identificar las limpiezas correspondientes a reservas de propietario; en la columna «Reserva» aparecerá el icono de casita que identifica a este tipo de reservas..

En el PDF de la orden de trabajo de limpiezas, aparecerá la palabra «Propietario” en la columna de “Ref”

Y en el archivo excel (XLS) y en el PDF de exportación, podrán identificarse en una columna específica que indica si la limpieza es para una reserva de propietario.

Extranet de limpiezas

Recordad que net2rent dispone también de una Extranet de limpiezas desde donde el proveedor de limpiezas puede acceder y puede ver las órdenes de trabajo que tiene asignadas, marcar una limpieza cómo terminada, asignando el tiempo que ha tardado en hacerla y por último, pudiendo informar de posibles desperfectos o incidencias; e incluso adjuntando una imagen del mismo con su teléfono, ya que está adaptada para su uso con dispositivos móviles. Además en la extranet, también podemos identificar las limpiezas correspondientes a reservas de propietario, ya que aparece indicado después del nombre de la limpieza. Disponemos de otra guía rápida donde explicamos su utilización que podéis encontrar en nuestro canal de YouTube.

Hasta aquí esta guía rápida. Como siempre, más funcionalidades de net2rent en un próximo vídeo.

Nueva guía rápida: Gestión de alojamientos con múltiples unidades

Posted on 22 de mayo de 2024 by Administrador net2rent

Cuando añadimos un alojamiento, por defecto el sistema entiende que tenemos al menos una unidad del mismo; pero podemos indicar un número mayor de unidades similares, que tengamos disponibles de este alojamiento, tratándolo en este caso como lo que antes denominábamos tipologías.

Cuando un alojamiento dispone de más de una unidad, en la vista detalle del alojamiento aparece la pestaña Unidades, que nos muestra un listado de las mismas y nos permite gestionarlas como si de un alojamiento individual se tratase.

Dentro de la vista detalle de la unidad, podremos encontrar sus datos y configurar sus características propias. Dispondremos de los controles para eliminar la unidad individualmente o desactivarla; y en sus datos encontramos todos los apartados necesarios para su administración, como si fuese un alojamiento individual, como son los Datos Principales, Propietario, Facturación, Localización de la unidad, Características, Información adicional y Contabilidad.

Desde las pestañas laterales, podremos realizar todas las gestiones que se pueden realizar en la unidad de forma individual, al igual que haríamos con un alojamiento individual.

Gestionar sus datos
Administrar su calendario de disponibilidad
Gestionar los contratos con el propietario
Acceder al listado de las liquidaciones que le afectan
Gestionar los pagos a cuenta
Administrar los gastos
Revisar las interacciones que afectan a la unidad
Programar las limpiezas automáticas
Revisar el listado de limpiezas y gestionarlas
Administrar facturas
Y por último, gestionar incidencias en la unidad.

Unidades en la búsqueda de disponibilidad

Cuando realizamos una búsqueda de disponibilidad desde net2rent, en los resultados de búsqueda se nos muestran los alojamientos disponibles, también los alojamientos con unidades disponibles, pudiéndose crear presupuestos y reservas de forma normal al igual que se hace con alojamientos individuales.

En la parte inferior del resultado del alojamiento con unidades, encontraremos un desplegable desde donde podremos elegir de forma manual la unidad en la que queremos ubicar la reserva.

Así de sencillo es trabajar con alojamientos por unidades en net2rent.

Más funcionalidades en un próximo vídeo.

Nueva Guía Rápida: Módulo de Control de Cajas

Posted on 15 de abril de 2024 by Administrador net2rent

Caja activa y listado de movimientos

Si hacemos click en el menú Administración > Control de Cajas, lo primero que nos aparecerá en pantalla es el listado de movimientos de la caja activa.

Una vez dentro de Control de Cajas, podemos ver a la izquierda la caja seleccionada, y que esta caja está activa, y vemos que el listado muestra los movimientos de la caja en orden ascendente, indicando desde los más antiguos – el movimiento de apertura de caja en la parte inferior del listado- hasta los más recientes en la parte superior del listado. Por encima del listado, encontraremos dos botones «Añadir movimiento» y «Añadir movimiento de cierre» que veremos más adelante.

Crear una nueva caja

Si el usuario que accede al Módulo de Control de Cajas es de rol administrador, además de poder cambiar entre las diferentes cajas, podrá crear una nueva caja haciendo click en el botón ‘+‘ situado al lado del selector de la caja seleccionada. Desde aquí podremos crear una nueva caja para que todos los pagos que le asignemos se anoten en esta caja, de esta manera podremos tener un control de todos los pagos que entran cada día.

Al hacer click sobre este botón, aparecerá un cuadro de diálogo donde deberemos indicar los datos de la nueva caja. Una vez hayamos rellenado los campos, haremos click en el botón «Crear», y la caja quedará creada, el sistema nos lo indicará con una notificación verde en la parte superior derecha; y será seleccionable desde el selector «Caja seleccionada».

Para abrir una caja, debemos tenerla seleccionada en el selector «Caja seleccionada», hacemos click en el botón «Añadir movimiento de apertura». El sistema abrirá un cuadro de diálogo en el que tendremos que especificar los campos:

Cantidad inicial: Especificaremos el importe inicial que contiene la caja en su apertura. Este campo es obligatorio.
Método de pago: El sistema nos indica en este campo no modificable el método de pago asociado a la apertura de la caja.
Comentarios: Nos permite añadir un comentario a la apertura de la caja

Una vez hayamos rellenado los campos, haremos click en el botón «Añadir movimiento» y el movimiento de apertura quedará anotado en la caja y se mostrará en el listado de movimientos.

Configurar una caja por defecto en los métodos de pago

En Configuración > Métodos de pago online, podremos asignar una caja específica a los métodos de pago online que tengamos configurados, de esta forma, los pagos que entren a través de ese método de pago se anotarán en la caja que especifiquemos.

Modificar movimientos de caja

Junto a los movimientos creados en la caja del listado de movimientos, encontraremos un icono en forma de tres puntos verticales, que nos permitirá abrir un pequeño menú con dos opciones «Cambiar movimiento» o «Eliminar movimiento«.

Y si el movimiento viene de una reserva en este icono en forma de tres puntos verticales nos dará la opción de “Ver reserva” y nos enlazará de forma automática a la reserva.

Si hacemos clic en «Cambiar movimiento» se nos abrirá un cuadro de diálogo donde se nos permitirá cambiar el importe del movimiento, el método de pago y los comentarios del movimiento. Una vez realizados los cambios en los campos, los aplicaremos haciendo click en el botón «Modificar movimiento«.

Si hacemos clic en «Eliminar movimiento» se nos abrirá un cuadro de confirmación donde se nos solicitará confirmar que queremos eliminar el movimiento. Haremos click en el botón «Borrar» para eliminarlo.

Descargar listado de movimientos

En la parte superior derecha del listado, encontraremos un botón con un icono en forma de nube con una flecha hacia abajo, si hacemos clic sobre él se nos descargará en una pestaña nueva del navegador, un documento PDF con el listado de movimientos de la caja.

Cerrar una caja

Para cerrar una caja, será necesario hacer click en el botón que está situado en la parte superior del listado de movimientos de caja que se denomina «Añadir movimiento de cierre«. Esto nos abrirá un cuadro de diálogo en el que añadiremos el movimiento de cierre de caja. En este cuadro diálogo, tendremos que especificar los siguientes campos:

Cantidad real: importe de la cantidad real de la caja. El sistema nos mostrará por defecto la cantidad actual de la caja, y nos mostrará una ayuda con el importe calculado que debería haber en la caja. Este campo es obligatorio.
Método de pago: Se nos muestra aquí el método de pago asignado para el cierre de caja, este campo no puede modificarse en este cuadro de diálogo.
Comentarios: Aquí podremos añadir un comentario al cierre de caja.

Una vez rellenados todos los campos, haremos click en «Añadir movimiento» y el sistema añadirá el movimiento de cierre de caja cerrando la caja.

Reabrir una caja tras un cierre

También podemos crear una caja desde el cierre. En el momento de Añadir movimiento de cierre, podemos marcar ¿Reabrir caja? y net2rent nos abrirá una nueva caja con el total de la cantidad del cierre o podemos especificar la cantidad deseada.

Historial de cierres de caja

Desde la pestaña “Cierres de caja” podremos visualizar el historial de todos los cierres de caja. Desde el apartado de Control de cajas > Cierres de caja podremos visualizar el historial de todos los cierres y extraer el documento en PDF con los movimientos de la caja de la que deseemos revisar.

Podemos marcar un cierre de caja como «Revisado» una vez hayamos verificado los pagos, haciendo click en la casilla de verificación situado al lado de cada cierre de caja, y posteriormente, haciendo click en el botón «Marcar como Revisado«

Es importante tener en cuenta que solamente se enviarán a la contabilidad aquellas cajas cerradas que estén revisadas, una vez marcado desde el botón de «revisado» se enviarán a la contabilidad.

Desactivar o Eliminar una caja

Desde la pestaña «Configuración» podremos cambiar la configuración de la caja activa en el selector «Caja seleccionada«, al hacer click sobre la pestaña se nos abre un cuadro de diálogo con la configuración inicial que hicimos al crear la caja.

En la parte superior del cuadro de diálogo encontraremos un botón con un icono en forma de tres puntos verticales, al hacer click sobre él se abrirá un menú que nos permitirá desactivar o eliminar la caja.

Y hasta aquí esta guía rápida, más funcionalidades en un próximo vídeo.

Nueva Guía Rápida: Gestión de presupuestos en net2rent

Posted on 16 de febrero de 2024 by Administrador net2rent

Podemos acceder al listado de presupuestos desde el menú Reservas > Presupuestos. A la izquierda nos aparecerá el listado de presupuestos realizados por la agencia, y si hacemos click en el botón de abrir filtros, podremos ayudarnos con los filtros existentes para realizar búsquedas de presupuestos en concreto.

Para crear un presupuesto nuevo, realizaremos una búsqueda de disponibilidad en net2rent. Seleccionamos desde el buscador de disponibilidad del dashboard, un periodo en concreto, número de ocupantes y el tipo de inmueble que deseemos, y al hacer clic en buscar, accederemos a los resultados de búsqueda.

En los resultados de búsqueda seleccionaremos uno o más inmuebles y la tarifa que deseemos haciendo click en la casilla de verificación asignada. Una vez hecho esto hacemos clic en “Crear presupuesto”.

En el cuadro de diálogo que nos aparece a continuación, deberemos seleccionar un contacto para asignar al presupuesto. Si el contacto no existe anteriormente en net2rent, siempre podremos crear un contacto nuevo haciendo clic en “Crear contacto”. Si el contacto ya existe en la agencia, lo seleccionamos de la lista de contactos. Una vez seleccionado el contacto, se nos mostrará un mensaje de que el presupuesto ha sido creado correctamente y el sistema nos llevará a la vista detalle del presupuesto.

Si deseamos imprimir en formato PDF el presupuesto para descargarlo, en la parte superior derecha, seleccionaremos nuestra plantilla de presupuestos de alquiler, y seguidamente haremos clic en el botón en forma de impresora. El documento PDF se nos abrirá en una nueva pestaña del navegador.

Como se puede comprobar, en el PDF generado a partir de la plantilla de presupuesto, el cliente puede ampliar información del alojamiento presupuestado, ya que puede acceder al detalle del alojamiento si dispone de una web con el motor de reservas de net2rent, y donde podrá ver también más fotos, características, descripción, o la localización del alojamiento.

Si hacemos click en la flecha del desplegable del icono de impresora, también podremos enviar directamente el presupuesto por email o enviarlo como un archivo adjunto.

Desde el detalle de un presupuesto, podemos aplicar un descuento directamente haciendo click en el botón “Aplicar descuento”. Se nos abrirá un cuadro de diálogo donde indicar el porcentaje del descuento a aplicar directamente.

Cuando un presupuesto es aceptado por el cliente, podemos convertirlo en pre-reserva, seleccionándolo y posteriormente haciendo click en “Generar- Pre-reserva”. Tras aceptar la confirmación, automáticamente la reserva se creará como una pre-reserva y cambiará el estado del presupuesto de Pendiente a Pre-reservada.

Siempre podremos expirar un presupuesto sin tener en cuenta la fecha de expiración programada. Desde los tres puntitos verticales de acción nos dejará expirar el presupuesto o eliminarlo.

Esto también podemos hacerlo desde el listado de presupuestos, pudiendo seleccionar uno o varios presupuestos a la vez.

Y hasta aquí esta guía rápida. Más funcionalidades en un próximo vídeo.

Nueva Guía Rápida: Exportación del Cuestionario para el INE

Posted on 15 de enero de 2024 by Administrador net2rent

Existen otras encuestas como son la Encuesta de Ocupación en Acampamentos Turísticos, la Encuesta de Ocupación en Alojamientos de Turismo Rural y la Encuesta de Ocupación en Albergues, que no trataremos en esta guía, pero que afectan a las agencias que comercializan este tipo de alojamientos.

Desde net2rent hemos posibilitado generar una exportación de la información requerida en este cuestionario, pudiendo filtrar por unas fechas de acotación, o una población. El documento generado será posible descargarlo en formato XML para poder adjuntarlo en la plataforma de Almacenamiento y recogida de cuestionarios económicos (ARCE) habilitada por el INE en la dirección web https://arce.ine.es

Para acceder al apartado Exportación INE en net2rent, nos vamos al menú Administración > Exportación INE. Lo primero que nos aparecerá será el listado de exportaciones, con todas las exportaciones que se han realizado anteriormente. Si no se ha hecho ninguna exportación anteriormente, el listado aparecerá vacío.

Si hacemos click en el botón de filtros, podremos filtrar el listado de Exportaciones INE por Agencias/Oficinas. Una vez seleccionemos las opciones por las que nos interese filtrar el listado, tendremos que hacer click en «Filtrar» para aplicar los filtros.

Marcando la casilla de selección del listado que deseemos, desde el botón «Descargar» situado al lado del botón de filtros, es posible exportar el listado seleccionado en formato PDF o Excel.

Para eliminar una exportación del listado, solo tenemos que seleccionarla y hacer click en el botón «Eliminar«. Tendremos que confirmar la eliminación en un cuadro de diálogo.

Realizar una nueva exportación INE

Para hacer una nueva exportación, debemos hacer clic en el botón «Nueva«, se nos abrirá un cuadro de diálogo en el que se nos pedirá alguna información: Agencia/Oficina de la que queremos realizar la exportación; el intervalo de fechas, la población y algunos datos adicionales como son ‘días del establecimiento abierto’, o sobre el personal de la agencia. Es importante señalar que para subir los archivos XML resultantes a la plataforma ARCE, es necesario que los periodos de exportación sean de meses completos, independientemente de la quincena que se quiera exportar.

Cuando hacemos clic en «guardar» se genera la exportación que podremos visualizar en la parte inferior. Desde la parte superior podremos descargar el archivo XML para adjuntar en ARCE haciendo click en el botón indicado como XML. Se nos descargará el archivo en nuestra carpeta de descargas en este formato.

En la página https://arce.ine.es encontraremos la plataforma ARCE del INE a la que la agencia deberá acceder mediante certificado digital para añadir el archivo XML descargado.

Consejos para una exportación INE sin errores

Algunos consejos importantes para generar una exportación sin errores son:

Comprobar que existe el dato «provincia» en los ocupantes españoles de las reservas. En muchas ocasiones los ocupantes o las agencias, olvidan indicar la provincia de procedencia, y sin este dato no es posible clasificarlo en pernoctaciones. Para ello, es muy importante revisar esta información en los ocupantes de las reservas, esto se realiza en Reservas > Más > Ocupantes y filtrar en el periodo mensual por estado de la reserva «Reservada«. En el caso de que los ocupantes no tengan especificada su provincia, es necesario actualizar el dato y posteriormente, regenerar la exportación INE.

También es importante comprobar que los ocupantes tienen especificado el país de residencia ya que, algunos ocupantes, aunque tienen especificada la nacionalidad, no tienen especificado el país de residencia. Al igual que en el consejo anterior, es importante comprobarlo en el listado de ocupantes de las reservas, y si no es así, es preciso especificarlo y posteriormente, regenerar la exportación INE.

Y hasta aquí esta guía rápida, más funcionalidades en un próximo vídeo.

Nueva Guía Rápida: Envío del Modelo 179 a la Agencia Tributaria

Posted on 14 de diciembre de 2023 by Administrador net2rent

Es importante saber la información que es obligatoria presentar a la Agencia Tributaria en el modelo 179, y que es la siguiente:

Identificación del titular o titulares de la vivienda y de la agencia que tiene la cesión de la misma.
La dirección completa del inmueble y su referencia catastral.
Los días de disfrute de la vivienda con fines turísticos.
El importe percibido por el propietario.
Y por último, la fecha de inicio de la cesión de la propiedad a la agencia.

En el caso de propiedades multipropietarios, debe informarse del importe íntegro correspondiente al titular cedente del uso de la vivienda, es decir, el propietario, sin descontar el importe del servicio de mediación o cualquier otro gasto. Con carácter opcional se puede presentar:

El número de contrato.
La fecha de la operación.
Y la identificación del medio de pago.

net2rent le facilita la declaración de este modelo a las agencias desde el menú Administración > Más > Modelo 179. Una vez accedemos, encontramos el listado de Modelos 179 generados con anterioridad. Encontraremos una tabla ordenada por los siguientes campos:

ID: número de liquidación
Fecha de la liquidación
Nombre-razón social del titular de la vivienda, es decir, el propietario.
NIF del propietario
Código del país asociado al titular de la vivienda.
Clave para establecer el tipo de identificación en el país de residencia: mostrará el valor asignado al tipo de identificación (DNI, NIE, pasaporte…)
Número de identificación en el país de residencia : código del país del propietario.
Cesionarios: Situándonos sobre el icono, se abrirá una ventana con la información de las reservas de la liquidación (contacto de la reserva, NIF, código del país, clave identificativa del país, número identificación del país).
Identificador que especifica la situación del inmueble: El valor que muestra está relacionado con la referencia catastral dónde esté situado el inmueble dentro del territorio Español
Referencia Catastral de la vivienda.
Nombre del municipio de la propiedad.
Código del municipio dónde está ubicada la vivienda.
Código de la provincia donde está ubicada la vivienda.
Código alfabético de tipo de vía, normalizado según INE.
Tipo de numeración de la vía pública.
Número de la vía pública o punto kilométrico de la vivienda.
Piso del inmueble.
Puerta.
Fecha de creación de la primera reserva de la liquidación.
Fecha de inicio de la cesión de la vivienda.
Número de días de disfrute de la vivienda.
Importe correspondiente a la cesión del uso de la vivienda.
Clave del medio de pago.
Y por último Identificador del medio de pago.

Los campos con enlace de tipo azul son ordenables de forma alfabética, ascendente o descendente si se hace click sobre ellos. Si hacemos click en el botón en forma de embudo situado en la parte superior derecha, encontraremos múltiples filtros para seleccionar y visualizar el listado.

Tipo: Muestra la fuente del origen de datos del modelo, por liquidaciones o por reservas.
Periodo: permite poder filtrar por trimestre y por el año en curso a declarar.
Fechas desde / Fechas hasta : podemos filtrar por una fechas en concreto
Alojamiento/Unidad: disponemos de la opción para seleccionar un inmueble con el fin de poder mostrar solo los resultados referentes a este.
Oficina: permite filtrar por agencia/oficina

Una vez seleccionado el periodo, net2rent nos mostrará los resultados de todas aquellas liquidaciones realizadas en las fechas seleccionadas.

Cuando encontramos un campo en color rojo en el listado, significa que falta información, y que es necesario rellenar para que en la presentación del modelo no se genere ningún error. En nuestro ejemplo podemos ver como falta información entre otras, sobre el DNI del propietario y la dirección del inmueble que ponemos como ejemplo. Esta información debe estar correctamente rellenada en sus respectivas fichas.

Los listados del Modelo 179 se generan en formato XML. Se trata de un lenguaje de marcado que define un conjunto de reglas para la codificación de documentos, y que se utiliza normalmente para el transporte de información entre diferentes plataformas informáticas.

Desde net2rent, hemos trabajado para mejorar la información de los errores que aparecen en el Modelo 179. Podréis revisarlos antes de hacer el envío a la Agencia Tributaria e ir directamente a resolverlo con la ayuda de un enlace que os llevará al campo donde modificar o añadir esa información.

Al hacer click en «Ver errores» se abrirá un cuadro de diálogo con los errores del listado del Modelo 179 y un enlace donde revisar el dato que está provocando el error. Una vez hayamos corregido todos los errores, podremos continuar con el envío.

Para poder generar el archivo XML del listado del modelo 179, podremos hacerlo haciendo click en el menú de acciones marcado con tres puntos verticales. Desde la opción ‘Descargar XML presentación‘, se nos descargará automáticamente un archivo en formato XML. Si existe algún campo que falta por rellenar nos saltará un aviso informativo en el cual indicará que puede que falten datos obligatorios y esto influya en la validación del XML.

Este archivo es necesario que sea presentado a la Agencia Tributaria, podremos hacerlo directamente en la sede electrónica, donde deberemos iniciar sesión con nuestro certificado digital o con el sistema Cl@ve.

Desde la página de la AEAT, una vez subido el archivo nos solicitará la URL Endpoint para poder presentar el XML, haciendo doble click con el ratón nos aparecerá «Presentación modelo 179» una vez hecho esto nos mostrará una url, con esto, podremos añadir el documento y enviar nuestro xml, a continuación recibiremos una respuesta del servidor, y deberemos descargarla.

Una vez de vuelta en net2rent, debemos hacer click de nuevo en el menú de tres puntos verticales y seleccionar “Procesar respuesta”

En el cuadro de diálogo resultante deberemos cargar el archivo XML que hemos descargado de la sede de la AEAT y hacer click en el botón “Procesar respuesta”

Si hay errores nos notificará de ello al procesar la respuesta, nos informará qué tipo de error es y tendremos que ir solucionándolos desde la ficha del contacto y/o inmueble. En la documentación ayuda de net2rent hemos añadido una tabla de información con los errores más comunes.

Una vez hayamos corregido los errores, desde el botón de XML modificación nos descargaremos el nuevo archivo y volveremos a enviarlo desde la página de la Agencia Tributaria.

También podemos optar a generar desde net2rent los datos del Modelo 179 filtrando por reservas directamente (en vez de liquidaciones como se hace ordinariamente). Esta opción cogerá el precio de propietario introducido en net2rent o en su defecto cogerá el precio de venta menos la comisión de la agencia.

Hay que tener en cuenta, que si se presenta el Modelo 179 a través de reservas y a posteriori se realiza una modificación de precios en la liquidación con el propietario, será necesario presentar el XML de modificación.

Y hasta aquí esta guía rápida. Más funcionalidades en un próximo video.

Nueva Guía Rápida: El CRM de net2rent, gestión de contactos, clientes, proveedores e interacciones

Posted on 22 de noviembre de 2023 by Administrador net2rent

Al acceder al menú CRM > Contactos, lo primero que nos aparece es el listado de todos los contactos añadidos al CRM. En este listado podemos ordenar los items de listado por orden ascendente o descendente haciendo clic en los encabezados de las columnas. Por defecto se muestra información clasificada en las siguientes columnas:

ID: Número identificador del contacto. Aquí aparece también un círculo de color si se le ha asignado un color al contacto. Nombre del contacto. Tipo de contacto: Indica si el contacto es Cliente, Propietario o ambos. Tipo de cliente: Indica si el cliente es Directo, procedente de una Central de Reservas o de un Tour-operador. Email del contacto.

Número de teléfono del contacto y País de origen del contacto.

Si en el listado de contactos hacemos click en el icono en forma de embudo que nos abre el panel lateral y hacemos click en el menú Opciones, encontraremos la posibilidad de marcar una casilla que hará que se muestren en el listado más columnas para ordenar la información. Marcando esta casilla y haciendo click en «Filtrar» se mostrarán columnas con información adicional como dirección postal, código postal, población, idioma, NIF, y por último si se trata de un cliente Problemático.

Si en el listado de contactos hacemos click en el icono en forma de embudo, que nos abre el panel lateral y hacemos click en el menú Filtros, encontraremos una serie de campos que nos permitirán filtrar los resultados que se muestran en el listado de contactos.

Nuevo Contacto

Para crear un nuevo contacto iremos al menú CRM > Contactos > y haremos click en el botón ‘Nuevo’. En el formulario de alta de nuevo contacto deberemos rellenar los siguientes campos:

Tipo de contacto: Particular / Empresa. Nombre y apellidos del contacto. Sexo. Fecha de nacimiento del contacto. Tipo de documento de contacto (DNI, NIE, Pasaporte…) Número de identidad; y la fecha de expedición del documento.

Seguidamente, tendremos que rellenar los siguientes campos: Tipo de cliente: Aquí podremos elegir entre Directo, es decir, persona que reserva directamente con la agencia. TTOO: Proveedor que gestiona y cobra la reserva al viajero, y luego hace el pago a la agencia. O bien Central: Proveedor que hace de intermediario en la reserva, pero el viajero paga directamente a la agencia.

En el caso de que el cliente sea TTOO o Central en el campo Porcentaje de comisión podremos indicar el porcentaje de comisión a aplicar sobre el precio de alquiler. Si el TTOO cobra directamente su comisión, este porcentaje se verá reflejado en la reserva, pero si el TTOO no cobra directamente su comisión, se aplicará automáticamente su comisión como descuento en el precio de alquiler. Por último, y también solo para TTOO y Central, encontraremos un interruptor que nos permite indicar si queremos trasladar comisión a la reserva sin aplicar descuento.

En la pestaña Datos del contacto podremos rellenar los datos de correos y teléfonos del contacto.

En la pestaña “Datos de facturación” podremos añadir datos para poder realizar facturas al contacto, como son el documento de identidad, la fecha de expedición del mismo y la dirección postal del cliente. Todos estos datos son necesarios para poder emitir una factura. También podremos rellenarlos más adelante.

A continuación encontramos la pestaña de Datos bancarios del contacto donde podremos añadir información sobre el número de cuenta bancaria del cliente.

En la pestaña Contabilidad podremos añadir información del contacto que se exportará a la contabilidad, como la cuenta contable del contacto. Si se trata de un propietario, o de un cliente de temporada y por último la opción de aplicar el IRPF indicado en la Configuración. Recordad que si el contacto es propietario, podremos darle acceso a la Extranet de propietarios de net2rent, tenéis un vídeo dedicado a esta funcionalidad en nuestro canal de YouTube.

En la pestaña Datos adicionales podremos añadir un comentario al contacto. Podremos también especificar un color para este contacto, de esta manera sus reservas se verán distinguidas del resto con el color indicado. Más abajo, podremos indicar si es un contacto Problemático: en el listado de contactos nos saldrá en esta columna identificado con el símbolo de advertencia. Adicionalmente, podremos crear un acceso a la web, si lo tenemos habilitado en el motor de reservas, añadiendo una contraseña para este contacto. Y por último podremos indicar si el contacto tiene mascotas.

Si la agencia tiene contratada la integración con Mailchimp o Sendinblue, podremos indicar a continuación la baja del contacto en estas plataformas, de forma que se elimine el contacto en la siguiente sincronización. Una vez rellenados los datos del nuevo contacto haremos clic en Guardar.

Proveedores

Desde el menú CRM > Proveedores podemos acceder al listado de proveedores. El listado muestra a los proveedores en una tabla con los siguientes campos: ID (Identificador interno del proveedor), nombre del proveedor seguido de la persona de contacto, correo electrónico, número de teléfono y un indicador de si el proveedor está activo o inactivo.

En el icono de descarga de la esquina superior derecha, podremos descargar el listado de proveedores en formato PDF o Excel en el dispositivo.

Podremos crear un nuevo proveedor desde el botón Nuevo. Al crear un nuevo proveedor se nos abrirá un nuevo cuadro de diálogo dónde deberemos indicar los datos esenciales del proveedor.

Datos principales: Tipo de contacto: Empresa o Particular. Nombre, Apellidos, CIF, Sexo, Fecha de nacimiento, y Activo: Sí / No, que indica si el proveedor está activo en la actualidad. Si lo marcamos en no, quedará inactivo. Si el proveedor es una empresa se nos solicitará la persona de contacto y otros datos.

En la pestaña Datos del contacto podremos rellenar los datos de correos y teléfonos del contacto. En la pestaña Datos de Facturación, rellenaremos los datos de facturación del proveedor. Al igual que en la pestaña Datos bancarios, el número de cuenta bancaria y resto de datos concernientes a este asunto.

En la pestaña Contabilidad podremos asignarle una cuenta contable al proveedor, de forma que cuando se asignen asientos contables, se apunten en esa cuenta.

En la pestaña Datos Adicionales, podremos añadir unos comentarios adicionales al proveedor, estos comentarios son internos a nivel de agencia y solo son visibles desde este apartado. Podremos anotar en este apartado, por ejemplo, si es competente o tiene preferencia para la agencia.

Por último, si la agencia tiene contratada la integración con Mailchimp o Sendinblue, podremos indicar a continuación la baja del contacto proveedor en estas plataformas, de forma que se elimine el contacto en la siguiente sincronización.

Una vez rellenados los datos del nuevo proveedor haremos clic en Guardar.

Añadir un gasto a un proveedor

A los proveedores podremos añadirle los posibles gastos que vayan surgiendo y asignarlos a un inmueble en concreto. Por ejemplo, si un alojamiento tiene una incidencia, como una ventana rota, podremos añadir un gasto de reparación y asignarlo a un proveedor concreto. En la pestaña Gastos del detalle del proveedor, podremos ver los gastos asociados, y crear uno nuevo.

En el menú Administración > Gastos, podremos ver el listado de gastos. Si hacemos click en «Nuevo» podremos rellenar los datos del gasto y en el campo proveedor, seleccionar al proveedor correcto al que queremos asociar el gasto.

En la ficha del proveedor podremos gestionar las interacciones que se realicen con el proveedor. De manera que quedará dentro de su ficha todo el historial de interacciones. Un ejemplo claro, puede ser notificar un aviso de mantenimiento de un inmueble. Una vez rellenados todos los datos del gasto haremos clic en Guardar, quedando almacenada la información.

Interacciones

Una interacción es la relación de acciones realizadas por la agencia con un contacto, proveedor o propietario. Estas interacciones pueden ser una llamada, un email, una visita…etc. Podremos controlar todos los tipos de interacción que se realizan desde el listado de interacciones, en este listado aparecerán las interacciones de todos los inmuebles disponibles.

Para crear una nueva interacción, haremos click en ‘Nueva’ en la barra superior, y rellenaremos los datos obligatorios y el tipo de interacción (email, llamada, firma, entrega de llaves…). Podremos indicar una fecha de expiración, comentarios a la interacción o relacionar una reserva con la interacción. Por último, podremos adjuntar una copia del correo enviado, si la interacción ha sido del tipo E-Mail. Una vez rellenados los datos de la interacción haremos clic en Guardar.

Y hasta aquí este vídeo mostrando el funcionamiento del CRM de net2rent. Más funcionalidades en un próximo vídeo.

Nueva guía rápida: El módulo de tareas de net2rent

Posted on 7 de julio de 2023 by Administrador net2rent

Índice de contenidos

Guía rápida en vídeo

Al utilizar el gestor de tareas, los usuarios pueden mantenerse organizados y enfocados, asegurándose de que todas las tareas importantes se completen a tiempo. También pueden colaborar más eficazmente con otros miembros del equipo, ya que todos tienen una vista clara de sus tareas pendientes y su estado actual, ya que las tareas se muestran en el escritorio o dashboard de net2rent del usuario cuando inicia sesión, permitiendo recordarle que tiene tareas pendientes que realizar.

Acceder al gestor de tareas

Para acceder a las Tareas de net2rent, podemos hacerlo de dos formas. La primera, es desde el menú Administración > Tareas. La segunda y más sencilla, es desde el dashboard de net2rent, si nos situamos sobre el panel de “Tareas pendientes”, y en la esquina superior derecha nos aparecerá un enlace “Ver todas” que nos llevará al listado de tareas.

Listado de tareas

En el listado de tareas encontraremos la lista que enumera todas las tareas que deben ser completadas. El objetivo de este listado es mantener un registro de todo lo que necesita ser realizado, y ayudar al usuario a mantenerse organizado. Este listado tendrá diferentes campos por los que podremos ordenar el mismo, y que son: Estado, fecha de plazo límite, nombre de la tarea, usuario que la ha creado, usuario a quién ha sido asignada y si tiene vinculado un alojamiento y una reserva.

En la parte derecha de cada ítem del listado o tarea, encontraremos un menú de tres puntos verticales en el que si hacemos click podremos marcar la tarea como hecha, o como rechazada.

En la parte superior derecha del listado encontraremos el botón que abre los filtros del listado. En los filtros podremos seleccionar los siguientes:

Estado: podremos filtrar por Pendiente, Hecha o Rechazada.
Fecha desde y fecha hasta: intervalo de fechas de creación de las tareas.
Usuario de creación: Usuario que creó la tarea.
Usuario asignado: Usuario a quien está asignada la tarea.
Si tiene un alojamiento vinculado.
Si tiene una reserva vinculada. Esta reserva siempre corresponderá al alojamiento vinculado.

Añadir una nueva tarea

Para crear una nueva tarea, hacemos click en el botón “nueva” de la parte superior del listado. Se nos abrirá un cuadro de diálogo en el cual tendremos que rellenar los datos de la tarea.

En primer lugar, un resumen o título escueto de la tarea.
A continuación, en el campo estado, podremos seleccionar entre Pendiente, Hecha o Rechazada.
Seguidamente, en el campo “Fecha límite” podremos establecer una fecha límite de plazo para realizar la tarea.
En el campo descripción, podremos escribir las características de la tarea con mucho más detalle, utilizando el editor podremos dar formato a este texto, resaltando partes más importantes con textos de diferentes tamaños, en negrita o en cursiva, o usar alineaciones, guiones o el rotulador para resaltar partes importantes.
En la parte inferior, en el campo “Usuario asignado” podremos seleccionar un usuario de entre los dados de alta por la agencia para asignarle esta tarea.
A continuación, podremos vincular un alojamiento con la tarea, y también una reserva de este alojamiento.
Finalmente hacemos click en “guardar”
En el listado de tareas ya veremos la nueva tarea creada.

Cuando el usuario a quien hemos asignado la tarea inicie sesión en net2rent, verá esta tarea en el dashboard. Y una vez que haya realizado dicha tarea, podrá marcarla como Hecha. O bien, también podrá marcarla como rechazada.

Así de sencillo es el módulo de gestión de tareas de net2rent. Más funcionalidades en un próximo vídeo.